Automatiser la gestion des ressources électroniques

Les bibliothèques de l'Université du Maryland possèdent une vaste collection qui comporte 4 millions de volumes, 17 000 revues électroniques, 600 000 livres électroniques et plus de 350 bases de données. Comme dans la plupart des grands établissements, les ressources électroniques de l'université connaissent un développement rapide, et la bibliothèque est actuellement 10e au classement national en termes de pourcentage des ressources électroniques par rapport au nombre total de documents dans une bibliothèque.

Le traitement de ces collections électroniques en vue de leur inclusion dans le catalogue local de la bibliothèque s'est avéré extrêmement long et fastidieux. Cette expérience a convaincu le personnel de la bibliothèque qu'il serait impossible de suivre le rythme des acquisitions des livres électroniques. « Nous cherchions une meilleure façon de gérer nos ressources électroniques », indique Carlen Ruschoff, ancienne Directrice des services techniques et des initiatives stratégiques. Nous avons commencé à nous intéresser de très près à la base de connaissances WorldCat^®. »

La bibliothèque a configuré le service Métadonnées WorldShare^® pour définir des fonds sur les notices correspondantes dans WorldCat et elle a développé une chaîne de travail pour le traitement des packages de livres électroniques. Grâce aux fonctionnalités de la base de connaissances WorldCat, la bibliothèque a traité plus de 462 000 livres électroniques, les rendant ainsi accessibles pour les recherches et consultables par les étudiants in WorldCat Local.

La base de connaissances WorldCat associe les données relatives aux ressources électroniques d'une bibliothèque et les fonctions de liaison, offrant ainsi un accès fiable et rapide au contenu tout en facilitant la gestion des chaînes de travail associées à ces documents. Contrairement aux bases de connaissances classiques, la base de connaissances WorldCat n'est pas liée à une application particulière. Elle est en effet alimentée de façon centralisée et peut être utilisée par de nombreux services d'OCLC et un nombre croissant de services de partenaires.

L'Université du Maryland, College Park, a collaboré avec OCLC, d'autres bibliothèques et fournisseurs de contenus pour étendre l'automatisation, et améliorer encore la recherche et l'accès aux ressources électroniques. « Nous voulons étendre encore plus l'automatisation de nos processus de façon à libérer du temps pour nous consacrer à d'autres projets », explique Mme Ruschoff. À l'instar d'autres services coopératifs d'OCLC, peu importe qui améliore ou enrichit les notices, l'utilité des données stockées dans la base de connaissances est ainsi accrue pour les bibliothèques membres et les partenaires.

OCLC a constitué un Content Provider eQuality Group (groupe de qualité électronique des fournisseurs de contenus) pour établir des bonnes pratiques s'appliquant aux éditeurs, aux bases de connaissances et aux bibliothèques. « Nous pensons que ces bonnes pratiques sont appelées à se développer et à s'adapter en fonction de l'évolution des besoins », conclut Mme Ruschoff.

Informations sur la Bibliothèque

• Située à College Park, dans le Maryland (États-Unis)
• Bibliothèques utilisées par 37 000 étudiants et enseignants
• Classée 10e en termes de pourcentage des ressources électroniques par rapport au nombre total de documents de la bibliothèque