La préparation, secret d'une mise en œuvre sans accrocs

L'Université d'Utrecht est une université de recherche de premier plan aux Pays-Bas et très bien classée au niveau international. Elle offre un support professionnel à chaque phase du cycle de recherche. Depuis 1998, le personnel de la Bibliothèque de l'Université d'Utrecht utilise un système de bibliothèque conçu pour le traitement des documents physiques. Le contenu en ligne occupant une place de plus en plus importante dans les collections des bibliothèques, il savait qu'il était temps de mettre à jour le système. Cependant, pour certains membres du personnel de la bibliothèque, il n'a pas été simple d'abandonner un système utilisé depuis vingt ans et calibré sur les besoins de la bibliothèque.

La direction de la bibliothèque souhaitait accentuer la normalisation et améliorer notamment l'adhésion aux normes internationales pour rendre ses chaînes de travail plus efficaces. « C'est pourquoi nous avons commencé à travailler avec le catalogue international  WorldCat^® en 2016, et nous appliquions de plus en plus de systèmes et de formats internationaux de réglementation des métadonnées "», explique Saskia Franken, chef de projet à la Bibliothèque de l'Université d'Utrecht. « Un nouveau système de bibliothèque était la prochaine étape logique. »

« La transition a été riche en enseignements », a indiqué S. Franken. L'introduction des services de gestion WorldShare^® (WMS) a eu une incidence sur presque tous les services de la bibliothèque. Un membre du personnel sur quatre a participé activement au projet, en se réunissant avec le groupe de travail toutes les deux semaines pendant près de neuf mois. « Notre ancien système était complètement adapté à Utrecht, et il était facile de changer rapidement les choses en cas de besoin. Il a donc fallu un certain temps pour s'habituer à travailler dans un environnement international et partagé », a-t-elle ajouté. La conversion de plus de 3,5 millions de documents a été une opération de grande envergure : les préparatifs ont duré cinq mois, et la conversion proprement dite a pris deux mois. Et la conversion des données sur les prêts et les utilisateurs a pris encore plus de temps. Heureusement, OCLC était là pour nous aider à chaque étape.

« Nous avons été très heureux de l'aide apportée par OCLC pendant la transition, et plus particulièrement de celle apportée par les personnes qui ont assuré les formations et nous ont assistés lors du processus de mise en œuvre. OCLC a discuté avec nous et a vraiment pris le temps de répondre à nos innombrables questions. Cela nous a vraiment aidés à mener à bien ce projet long, intensif et complexe. » Les chaînes de travail flexibles qu'offrent les Services de gestion WorldShare permettent au personnel de la bibliothèque de repenser la manière dont il souhaite travailler. « Ce sera l'une de nos priorités au cours de la période à venir », a ajouté S. Franken.

La bibliothèque a lancé les Services de gestion WorldShare en deux étapes. Au moment du lancement de la deuxième phase, a expliqué S. Franken « tout le pays était confiné à cause de l'épidémie de COVID-19, donc cela n'a été qu'une étape technique. La bibliothèque était fermée, mais le personnel a commencé à utiliser WMS. Travailler à distance tout en aidant nos collègues à effectuer leurs tâches n'a pas été simple!

Les Services de gestion WorldShare ont déjà aidé le personnel de la bibliothèque à traiter les documents numériques. « Nous avons mis en place des interfaces robustes, connectées à l'architecture de l'université à l'aide des API WorldShare », a expliqué Saskia Franken. « Nous utilisons désormais l'infrastructure de WorldShare pour tous les processus de bibliothèque à grande échelle. Les deux points clés à retenir sont que nous n'avons plus besoin de conserver nos données dans deux bases de connaissances distinctes, et que ces services nous permettent d'utiliser toutes les fonctionnalités de Tipasa^®, la solution de partage de ressources en nuage d'OCLC. Et pouvoir travailler à distance en cas de besoin n'était pas négligeable! »

Emplacement

• Utrecht, Pays-Bas

Informations sur la Bibliothèque

• Fondée en 1584, elle compte environ 3,5 millions de localisations.
• Le département des collections spéciales abrite des ouvrages imprimés, des manuscrits, des cartes, des globes et des partitions musicales, tous rares, uniques, anciens et précieux, ainsi que d'autres documents spéciaux.
• Elle déploie ses services auprès de 32 300 étudiants et 5 865 employés (3 244 chercheurs/enseignants), et 1 750 000 utilisateurs de bibliothèques dans 2 succursales.
• Elle soutient l'Université, qui produit 8 000 publications scientifiques par an.