Miser sur les services en place pour mieux servir les étudiants

Depuis de nombreuses années, la Bibliothèque de l’Université de Winnipeg utilisait des services OCLC pour cataloguer, partager et  aider les usagers à trouver les ressources appropriées. Lorsque les membres du personnel furent prêts à moderniser leur système de bibliothèque, la solution la plus efficace était d’ajouter les autres services de la gamme de Services de gestion WorldShare^® (ou WorldShare). « L’une des raisons pour lesquelles nous avons choisi WorldShare est que nous ne serions pas obligés de changer complètement nos habitudes », explique Emma Hill Kepron, bibliothécaire aux initiatives numériques. Mais les changements apportés après ’implantation de WorldShare ont permis aux membres du personnel de gagner beaucoup de temps, d’éliminer de nombreuses frustrations, de sécuriser les renseignements sur les étudiants, et de collaborer avec la grande communauté des bibliothèques.

L’un des changements appréciés est la possibilité d’automatiser l’ajout de données sur les étudiants dans WorldShare chaque trimestre, ce qui était auparavant un processus manuel. « Maintenant, grâce à un processus qui utilise SFTP, nous avons automatisé l’importation du système de données sur les étudiants vers OCLC », explique Mme Kepron, et le personnel d’OCLC s’assure que les données sur les étudiants sont chargées dans l’instance WorldShare de l’Université. Cela permet aux étudiants de se connecter à la bibliothèque en utilisant leur autorisation d’étudiant, leurs données sont plus sécurisées sur le portail du campus, et le personnel de la bibliothèque passe moins de temps à résoudre des problèmes de mots de passe conflictuels ou oubliés.

De plus, la bibliothèque utilise Digby^®, une application mobile comprise dans WorldShare qui permet au personnel de récupérer les documents réservés, remettre les documents sur les rayons et faire des inventaires avec leur appareil mobile. « Lorsque nous élaguons notre collection de référence, si nous voulons que des documents soient placés dans les rayons principaux, nous pouvons le faire directement en nous promenant dans les rayons », mentionne Mme Kepron. « Avec Digby, c’est facile de faire l’inventaire et de modifier l’emplacement des documents. »

« Notre personnel aux acquisitions n’est plus obligé d’entrer manuellement les dossiers de commandes », explique Mme Kepron. « Avec notre ancien système, le suivi des commandes, le paiement des factures, l’engagement de fonds étaient effectués sur plusieurs plates-formes. Toutes ces tâches sont maintenant effectuées sur une seule plate-forme, WorldShare. C’est beaucoup plus facile de faire le suivi des acquisitions. » De plus, étant donné que WorldShare permet les lignes budgétaires superposées, la gestion des dépenses est facilitée. « Je suis également responsable de l’achat du matériel pour les études anglaises, et je peux maintenant savoir facilement combien j’ai dépensé pour les livres numériques et pour les monographies. Je peux voir un diagramme qui m’indique combien il me reste à dépenser. »

Avec la collecte SUSHI de rapports d’utilisation, le service Gestion des collections WorldShare fournit à la bibliothèque un accès direct aux données sur l’utilisation de ses collections électroniques. « Nous n’avons pas besoin que les fournisseurs nous transmettent ces données », précise Mme Kepron. Le service Gestion des licences permet également d’afficher les notes de la bibliothèque à l’intention des usagers dans WorldCat^® Discovery. Ces notes peuvent indiquer, par exemple, comment utiliser les ressources trouvées.

Avec les divers changements à leurs chaînes de travail, les membres du personnel de la bibliothèque ont trouvé du temps pour contribuer davantage à la communauté des bibliothèques. Après avoir profité pendant des années des fichiers KBART créés et partagés par d’autres bibliothèques, Mme Krepon compte bien fournir à son tour des fichiers KBART aux autres bibliothèques. « Nous planifions actuellement la création de fichiers KBART pour une petite collection que nous possédons. » Le personnel travaillant aux métadonnées projette également d’enrichir les notices pour des documents liés aux connaissances autochtones. « C’est un sujet d’un grand intérêt pour notre campus et pour le Canada. Nous possédons de nombreux livres d’auteurs autochtones et portant sur des sujets autochtones... Nous aimerions regrouper ces documents et les rendre plus visibles. Nous n’avions pas le temps de travailler à ce genre de projets auparavant. »

Emplacement

• Winnipeg, Manitoba, Canada
  

La bibliothèque en un coup d'œil

• L’Université de Winnipeg dessert près de 10 000 étudiants d’une université reconnue pour ses bourses d’études pour les étudiants issus des communautés autochtones, de son engagement envers l’environnement, du nombre limité d’étudiants lors des cours, et de la diversité de son campus.
• Située sur le territoire du Traîté no 1, au cœur de la Nation Métis, la bibliothèque possède une collection de matériel lié aux communautés autochtones
• La bibliothèque appuie les chercheurs tout au long du processus de publication par le biais de la gestion des données de recherche, du financement et du libre accès.