Comité consultatif d'OCLC Canada

Procès-verbal - 14 novembre 2022

Présents

Debbie Schachter, vice-présidente adjointe, Étudiants et directrice intérimaire, Library Services & Learning Commons
May Chan, Directrice des services de métadonnées, Université de Toronto
Lisa Haughton, directrice intérimaire, division de la description, direction générale du patrimoine publié, Bibliothèque et Archives Canada (remplace Caitlin Horrall, directrice générale, division de la description, direction générale du patrimoine publié, Bibliothèque et Archives Canada)
Joseph Hafner, doyen adjoint, Services de collections, Université McGill
Bruce Crocco, vice-président, Services de bibliothèques pour les Amériques, OCLC
Daniel Boivin, directeur exécutif, OCLC Canada, Amérique latine et Caraïbes

Absents

Pilar Martinez, chef des opérations, Bibliothèque publique d'Edmonton
Mélanie Dumas, directrice de la collection universelle, BAnQ
Renee Reaume, Director, Metadata Services, University of Calgary
Renee Venne, directrice intérimaire, Services de gestion de l'information et de bibliothèque, Conseil national de recherches

Ordre du jour

1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour
2. Révision du procès-verbal de la réunion du printemps 2022
3. Réflexion sur le paysage des bibliothèques canadiennes
   • Priorités nouvelles/révisées
   • Tendances budgétaires, initiatives nouvelles/révisées
   • Création de postes/rôles dans les bibliothèques
   • Projets intéressants en cours
4. Bilan de l'année et actualité de l'entreprise/la division canadienne d'OCLC
5. Mise à jour sur le North/Nord Canadian Shared Print Group - Joseph Hafner
6. Mise à jour d'OCLC sur les initiatives Reimagine Descriptive Workflow, et sur le rôle d'OCLC dans le soutien de NIKLA
7. Révision de la charte du CCOC
   • Actuellement, le CCOC compte 8 délégués et la charte stipule que le nombre souhaitable de délégués est 9.
   • Nouveau président/nouvelle président requis(e)
8. Dates de la prochaine réunion de printemps (un Doodle sera envoyé)
9. Autres sujets
10. Levée de la réunion (téléconférence)

1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour
   • Au début de la réunion, M. Boivin a expliqué qu'en raison de sa récente nomination au conseil d'administration d'OCLC et de sa charge de travail importante, Mme Martinez quittait le CCOC et ne serait pas en mesure de présider la réunion.
   • Dans l'intervalle, M. Hafner s'est porté volontaire pour présider la réunion.
   • L'ordre du jour a été approuvé sans modification.
2. Révision du procès-verbal de la réunion du printemps 2021
   • Le procès-verbal a été approuvé sans autre modification, mais une modification a été soumise après la réunion et a déjà été corrigée.
3. Réflexion sur le paysage des bibliothèques canadiennes
   M. Crocco a entamé la discussion en demandant où tous en était en termes de retour sur leur lieu de travail. Voici un résumé des commentaires recueillis :
   • M. Hafner a expliqué qu'à l'Université McGill, la flexibilité est laissée au personnel et aux responsables, car les approches varient en fonction des départements et de leurs besoins. Actuellement, certains projets pilotes se déroulent sur deux jours à la bibliothèque ou au bureau, tandis que d'autres employés sont au bureau quatre ou cinq jours par semaine. Son groupe travaille un jour par semaine à la bibliothèque. Les employés des services de collections travaillent trois jours à la maison. Ils arrivent à la fin de leur projet pilote et tout le monde est curieux de voir quelles seront les prochaines étapes. Il a conclu qu'en tant que gestionnaire, un jour par semaine à la maison est le plus judicieux.
   • Mme Haughton a déclaré qu'a BAC (Bibliothèque et Archives Canada), la situation était assez similaire à celle de l'Université McGill avec de nombreux scénarios mis en place : certains employés sont à 100 % à la maison et d'autres sont plus souvent au bureau, en fonction de leurs responsabilités. Ils ont cependant conclu un accord pour un environnement hybride pour les trois prochaines années. Elle a ajouté que les personnes qui travaillent dans la ville d'Ottawa sont incitées à travailler dans le centre-ville pour que les entreprises locales puissent continuer à fonctionner. Les entreprises locales font pression pour que ce message soit entendu. Toutefois, il est clair que, pour la plupart des établissements, après cette pandémie l'hybride est là pour rester.
   • Mme Schachter a indiqué que lorsqu'elle était à Capilano University, ils étaient de retour sur le campus. Le Langara College a ouvert ses portes à la fin du mois d'août et a repris ses activités. La plupart des employés sont sur place pour servir la communauté. Les étudiants veulent aussi être sur le campus. Certains départements sont toutefois en mesure de travailler à distance, tandis que d'autres testent différents modèles. Il n'y a pas encore de structure formelle, ils restent donc flexibles en fonction des besoins, des réunions à organiser, des tâches à accomplir, etc. Elle a indiqué que les mercredis, jeudis et vendredis sont les jours les plus chargés de la semaine sur le campus. Ils constatent que le tout fonctionne plutôt bien. Il semble que les gens travaillent plus d'heures lorsqu'ils sont en ligne. D'un autre côté, certains craignent que ce nouveau modèle ne submerge les gens en multipliant les réunions en ligne successives. La sécurité et l'équipement adéquat (chaises, moniteurs, etc.) sont des éléments qui font encore l'objet d'un examen pour s'assurer que tous sont équipés adéquatement. Il n'y a pas de partage de bureaux (hoteling/hot-desking) au Langara College, alors qu'il s'agit d'un projet pilote à l'Université McGill.
   • Le concept de partage de bureaux piloté à l'Université McGill s'avère toutefois difficile pour de nombreux employés. Certains d'entre eux estiment qu'ils ne sont pas « respectés » en ne disposant pas de leur propre espace de travail. Mais cela dépend de votre interlocuteur! Par exemple, le membres du personnel technique n'a pas de problème avec le partage de bureaux s'il peuvent travailler plus souvent à la maison.
   • Mme Chan poursuit en mentionnant que l'Université de Toronto dispose d'un processus un peu plus formel pour offrir le modèle hybride à ses employés. En effet, ceux qui souhaitent travailler à la maison doivent rédiger une proposition expliquant pourquoi. Le superviseur discute ensuite de la demande avec le demandeur. Dans le cadre de ce processus, certains n'ont pas pu bénéficier du travail à domicile en raison de leur rôle et de la nature de leur poste. Cela étant dit, et quel que soit le rôle de l'employé, ils doivent venir au bureau ou à la bibliothèque trois jours par semaine dans sa région. En fait, son département pourrait revenir à 4, voire 5 jours par semaine au bureau. Il est clair cependant qu'une fois sur place, les discussions et les échanges sont meilleurs. Les services publics sont toujours plus à la maison que les services techniques, même lorsque les étudiants reviennent. Cela peut changer avec le temps, et elle constate une tendance à demander à être sur place plus souvent, au moins 80 % du temps.
   • Pour poursuivre la discussion sur ce qui a changé, M. Crocco a demandé quels sont les changements mis en place qui pourraient être maintenus, devenir permanents, à l'avenir. Voici un résumé des commentaires recueillis :
   • Un lieu de travail sans papier (par exemple, la facturation) est l'un d'entre eux. Le travail à domicile et les gains d'efficacité qui en découlent constituent également d'autres domaines d'amélioration qui subsisteront.
   • À l'Université de Toronto, un changement plus général concerne la manière dont les usagers accèdent à la bibliothèque (en personne et/ou virtuellement). L'utilisation de la carte de l'Université de Toronto pour accéder à certaines bibliothèques a diminué pendant la COVID et n'a pas été aussi « contrôlée » pendant la pandémie (comme c'était le cas auparavant), mais ces bibliothèques ont maintenu des mesures moins contrôlées depuis lors. Les chaînes de travail des services techniques ont évolué, tout comme certaines fonctions des acquisitions, telles que la réception électronique des factures des fournisseurs. Ces nouvelles pratiques seront conservées.
   • Le Langara College a adopté WorkDay avant la pandémie, ce qui a été une bonne décision et une décision opportune, car cela l'a aidé pendant la pandémie. Ensuite, l'enseignement en ligne a contraint certains professeurs à faire la transition, ce qui constitue une amélioration considérable pour le Collège. D'autres retombées sont plus négatives (entre autres la santé mentale), mais elles ne devraient pas être permanentes. Certaines facultés ont eu besoin d'une période allant jusqu'à la fin de l'été pour être plus à l'aise avec tout ce qui se passe. Le Collège a engagé quelques personnes pour aider les professeurs dans cette approche transitoire de l'enseignement. Il a également reçu des fonds supplémentaires pour les services de vidéo en continu, l'audiovisuel, etc. Ces budgets « supplémentaires » sont maintenus car ils s'avèrent très utiles à la communauté. Certains cours en ligne ont également été créés. Le centre de réussite académique est un nouveau thème de la bibliothèque. Mme Schachter a créé un poste de directeur adjoint pour l'aider à assumer ces nouvelles responsabilités d'enseignement et ce poste sera maintenu.
   • À BAC, l'intégration des nouveaux employés, qui travaillent à distance à temps partiel ou à temps plein, pose toujours problème. Ils n'ont pas l'habitude d'intégrer virtuellement de nouveaux employés et cela reste un défi.
   • M. Hafner a mentionné que la bibliothèque de McGill avait opté pour la préférence électronique pour tout ce qui était disponible pendant la pandémie, sauf pour les documents imprimés, et qu'elle ne revenait pas en arrière, c'est-à-dire qu'elle conservait ce modèle. La bibliothèque a failli arrêter ses ententes fournisseurs à cause de cela. L'Université de Toronto a fait de même. Certains éditeurs de manuels continuent à n'imprimer que sur papier et ne changeront pas leur modèle, ce qui est regrettable. M. Hafner pense que leur budget est maintenant supérieur à 90 %, probablement 95 % pour le matériel électronique/numérique. Il a également constaté une augmentation des demandes d'utilisation de la vidéo en continu. La nouvelle génération d'étudiants et de professeurs a introduit ce nouveau modèle d'enseignement et il est bien accepté. Il en va de même au Langara College.
   • De plus, le Langara College a commencé à utiliser Talis Aspire et l'utilisation de sa liste de lecture est encore limitée en raison de la volonté des professeurs de l'utiliser. Mme Schachter espère que les professeurs continueront à utiliser cet outil au profit des étudiants.
   • À l'Université de Toronto, en raison de l'utilisation croissante du matériel électronique, les lignes directrices relatives à l'utilisation équitable ont dû être mises à jour. Mme Chan pense qu'il s'agit d'une meilleure prise en compte des récentes décisions de York University.
   • Mme Schachter a partagé ce lien URL concernant l'utilisation équitable : https://fairduty.wordpress.com/2022/11/08/why/
4. Bilan de l'année et actualité de l'entreprise/la division canadienne d'OCLC
   • La présentation PowerPoint sera disponible en ligne sur le site Web sécurisé du Comité consultatif d'OCLC Canada (CCOC).
   • Mme Chan a posé quelques questions sur l'action en justice engagée par OCLC contre Clarivate PLC et ses filiales au sujet de Metadoor. La réponse fournie est résumée ici : Une responsabilité collective pour protéger la valeur inégalée de WorldCat.
   • M. Crocco a également ajouté qu'OCLC a toujours collaboré avec d'autres systèmes de bibliothèques par le biais d'API, de ProQuest envoyant des notices pour la base de connaissances, en chargeant des métadonnées pour la base de connaissances, etc. Nous sommes en concurrence dans certains domaines, mais nous collaborons également dans d'autres. Il a également indiqué qu'OCLC avait mis en place un certain nombre de nouvelles initiatives pour aider les petites bibliothèques à accroître leur participation à WorldCat (pour le catalogage, le PEB, la visibilité, etc.). De nouveaux programmes tels que l'Édition pour petites bibliothèques et l'Abonnement à la visibilité Web sont les nouveautés les plus récentes offertes aux petites bibliothèques.
   • Mme Chan a dit qu'elle cherchait des moyens de répondre aux commentaires « négatifs » à l'égard d'OCLC qu'elle entend de temps en temps, comme le fait qu'OCLC ne collabore pas et qu'il est trop expansif. Mme Schachter a rappelé qu'OCLC est une coopérative sans but lucratif qui aide à gérer, maintenir et partager des documents de qualité et que les coûts associés à ces efforts ont tendance à être souvent oubliés par les gens. Il y a beaucoup de travail voué à cet « énorme » conteneur qu'est WorldCat. La compatibilité RDA en était un exemple et maintenant les données liées entrent en jeu. Il y a une évolution dans les notices. Mme Chan est consciente du coût du catalogage et de la création de métadonnées, et elle aimerait que davantage de personnes dans le domaine en soient conscientes.
5. Mise à jour sur le North/Nord Canadian Shared Print Group
   • En raison du retard pris par la réunion et pour ne pas empiéter sur le temps imparti à notre invitée pour le point suivant, il a été décidé de reporter cette discussion à la prochaine conférence téléphonique.
6. Mise à jour d'OCLC sur les initiatives Reimagine Descriptive Workflow, et sur le rôle d'OCLC dans le soutien de NIKLA
   • Publié en avril 2022, le rapport Reimagine Workflow est disponible sur le site Web d'OCLC.
   • Mme Proffitt a indiqué qu'il s'agit du rapport le plus téléchargé à ce jour sur le site Web d'OCLC Research et qu'il contient également les pages Web les plus utilisées.
   • Le travail sur l'outil de recherche d'OCLC est un exemple de l'impact qu'il a eu jusqu'à présent et les détails de ce travail peuvent être observés ici : Create locally preferred subjects for display and search expansion.
   • Il convient également de noter qu'en tant que « conséquences » de ce rapport, OCLC est devenue la première entreprise à contribuer au projet NIKLA . NIKLA est une association visant à unifier et à amplifier les voix des peuples autochtones (Premières nations, Métis et Inuits) qui construit une plate-forme ouverte et en ligne qui permettra un ensemble dynamique et multilingue de terminologies appliquées aux peuples autochtones, aux lieux, au patrimoine, à la tradition, à la connaissance et à la culture. Il est géré par et pour les populations autochtones.
   • OCLC est l'une des deux parties prenantes américaines invitées et a contribué à l'initiative à hauteur de 15 000 dollars canadiens, en plus du temps et de l'expertise des employés d'OCLC lorsque cela est possible. Par conséquent, OCLC Research fournira des ressources au projet.
   • https://www.atalm.org/node/533. Camille Callison et Mme Proffitt ont fait une présentation lors de cet événement.
   • OCLC, NIKLA et BAC feront une présentation sur le sujet lors l'OLA Super Conference 2022.
7. Révision de la charte du CCOC (clauses, nombre de délégués, conditions, etc.)
   • La charte n'avais pas besoin d'être mise à jour.
   • M. Hafner a accepté de poursuivre l'expérience de présidence du CCOC.
   • Le CCOC recherchera deux nouveaux délégués pour porter le nombre de délégués au comité au nombre souhaité (9). Un bon équilibre serait d'avoir au moins une personne des provinces atlantiques et peut-être une personne des Prairies.
8. Dates pour la prochaine réunion du printemps
   • Un Doodle sera envoyé.
   • Il a été demandé d'envoyer des suggestions sur la manière d'organiser une éventuelle réunion en personne au printemps, et plus probablement à l'automne. Les idées et suggestions doivent être envoyées à M. Boivin.
9. Autres sujets
   • Aucun autre sujet n'a été évoqué.
10. Fin de la réunion
    • À 15 h 15, heure de l'Est.