Comité consultatif d'OCLC Canada

Procès-verbal - 23 mars 2023

Présents

Debbie Schachter, vice-présidente adjointe, Étudiants, directrice intérimaire, Library Services & Learning Commons May Chan, directrice des services de métadonnées, Université de Toronto
Joseph Hafner, doyen adjoint, Services de collections, Université McGill
Mélanie Dumas, directrice de la collection de la Grande Bibliothèque, BAnQ
Gabrielle Prefontaine, doyenne de la Bibliothèque, Université de Winnipeg
Renee Reaume, directrice, Services de métadonnées, Université de Calgary
Bruce Crocco, vice-président, Services de bibliothèque pour les Amériques, OCLC
Daniel Boivin, directeur exécutif, OCLC Canada, Amérique latine et Caraïbes

Absents

Renée Venne, directrice intérimaire, Services de bibliothèque et de gestion de l'information, Conseil national de recherches du Canada
Lisa Haughton, directrice intérimaire, Description, Bibliothèque et Archives Canada (en remplacement de Caitlin Horrall, directrice générale, Patrimoine documentaire, Bibliothèque et Archives Canada)

Ordre du jour

1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour
2. Bienvenue à la nouvelle déléguée Gabrielle Prefontaine, doyenne de la Bibliothèque
   Université de Winnipeg
3. Révision du procès-verbal de la réunion du printemps 2022
4. Prochaine réunion du Conseil mondial (28-29 mars) - Le thème est Redéfinir l'expérience de la bibliothèque
5. Mise à jour sur North/Nord : Réseau canadien de conservation partagée des documents imprimés - Joseph Hafner
6. Réflexion sur le paysage des bibliothèques canadiennes :
   • Priorités nouvelles/révisées
   • Tendances budgétaires, initiatives nouvelles/révisées
   • Création de postes/rôles dans les bibliothèques
   • Projets intéressants en cours
7. Présentation de Choreo Insights, Pete Zeimet, Services de bibliothèques
8. Page Web de Choreo Insight (https://www.oclc.org/fr/choreo-insights.html)
9. Autres sujets (un sondage en ligne sera publié via Doodle pour la réunion d'automne)
10. Levée de la réunion (téléconférence)

1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour
   • L'ordre du jour a été approuvé tel quel.
   • M. Hafner a demandé à chacun de se présenter dû à l'arrivée d'une nouvelle déléguée au Conseil consultatif d'OCLC Canada (CCOC), Gabrielle Prefontaine, doyenne de la bibliothèque de l'Université de Winnipeg et vice-présidente du COPPUL.
   • Après s'être présenté, M. Crocco a annoncé au Conseil qu'il prendrait sa retraite le ³⁰ juin 2023. Il a indiqué qu'Eric Van Lubeek, vice-président, Services de bibliothèques mondiaux, le remplacerait. Eric est à l'emploi d'OCLC depuis 15 ans et est/était l'actuel directeur général de la région EMEA.
2. Révision du procès-verbal de la réunion de l'automne 2022
   • Le procès-verbal a été approuvé sans modifications.
3. Prochaine réunion du Conseil mondial (28-29 mars) - Le thème est Redéfinir l'expérience de la bibliothèque
   • Aucun des délégués du CCOC ne semble avoir répondu au sondage en lien avec le thème actuel.
   • M. Hafner a résumé l'ordre du jour de la prochaine réunion.
   • M. Boivin a rappelé qu'il n'y a pas d'élection au Conseil mondial d'OCLC cette année en raison de la COVID qui a nécessité l'annulation des réunions de 2020. Tous les délégués ont vu leur mandat prolongé d'une année. C'est pourquoi il n'y aura pas d'élections en 2023.
   • Toutefois, le Conseil mondial élira, comme prévu, une nouvelle personne au conseil d'administration d'OCLC lors de cette réunion.
4. Mise à jour sur North/Nord : Réseau canadien de conservation partagée des documents imprimés
   • M. Hafner, qui participe à cette initiative, a mentionné que North/Nord a un comité formel en place depuis un an et demi. Un groupe de travail avait été constitué il y a environ trois ans. Son premier projet consistait à analyser des documents gouvernementaux monographiques.
   • North/Nord a maintenant trois projets distincts et les détails sont disponibles à cette adresse :
     https://northnordsharedprint.ca/fr/projects-2/
   • Les objectifs du projet initial pour les documents gouvernementaux étaient de faire en sorte que les bibliothèques participantes s'engagent pour des titres largement diffusés. Près de 2000 titres ont été examinés sur les 250 000 sélectionnés pour voir ce qu'il était possible de tirer de l'analyse. Le groupe a également tenté de déterminer les titres non détenus par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) pour aider à la conservation des exemplaires, mais il n'y en avait pas beaucoup. Par conséquent, BAC conservera ses titres sous forme d'exemplaire sécurisé dans son dépôt. Au cours du processus, le groupe a essayé de répartir les responsabilités des collections à travers le Canada. Les autres grandes bibliothèques comme celle de l'Université de Toronto, de l'Université de l'Alberta, de l'Université de la Colombie-Britannique et de l'Université McGill ont également conservé des exemplaires. Certains titres ne se trouvent pas nécessairement dans ces cinq bibliothèques, et elles ont demandé à d'autres bibliothèques de les aider dans de tels cas. Une quinzaine de bibliothèques ont signé un accord et se sont engagées pour cette collection d'imprimés partagés.
   • Le groupe tente maintenant de traiter les publications en série gouvernementales. C'est compliqué. Le groupe Downsview, l'Université McGill et BAC tentent de déterminer ce qui leur appartient, et ils ajouteront leurs propres engagements pour ces titres lorsqu'ils auront terminé. Ils s'engagent d'abord, avant toute numérisation, ce qui est un peu l'inverse de ce qui se passait par le passé.
   • L'Université McGill construit actuellement une installation de stockage robotisée qui sera utile pour cet exercice.
   • L'objectif est de disposer de cinq exemplaires sécurisés à travers le Canada afin que les autres bibliothèques sachent si elles doivent garder, conserver ou élaguer leurs propres exemplaires. Pour l'instant, il s'agit uniquement des documents gouvernementaux.
   • Un autre projet est en cours pour l'Association des presses universitaires canadiennes (APUC). Ils recueillent des informations sur les personnes qui souhaitent participer au projet, mais ils conservent le même objectif, à savoir sauver trois à cinq exemplaires à travers le pays. La bonne nouvelle, c'est que la plupart des documents sont déjà numérisés.
   • Un troisième projet, qui prendra plus de temps à réaliser, a démarré et est lié aux œuvres autochtones. Un comité est en cours de création pour ce contenu.
   • North/Nord tente de se distinguer des autres projets pour imprimés partagés en se concentrant uniquement sur le contenu canadien. C'est pour ce contenu que le groupe peut avoir un impact réel et c'était un objectif évident.
   • Mme Prefontaine s'est informée de la structure de gouvernance de North/Nord, car ces projets ont souvent tendance à être menés avec de grandes institutions uniquement. Elle a demandé plus précisément s'il était prévu de partager les connaissances entre les établissements qui participent à la conservation des imprimés partagés dans chaque région et dans l'ensemble du pays. Dans tous les deux, a répondu M. Hafner. North/Nord offre un siège à des personnes à travers le Canada et couvre différents types de bibliothèques. Plusieurs consortiums en font également partie. M. Hafner représente le Québec, mais une personne du PBUQ (nouveau nom de BCI) sera nommée sous peu. Trish Chatterley a dirigé le groupe jusqu'à présent. Elle a mené de nombreuses actions de sensibilisation pour expliquer l'initiative, notamment en s'adressant aux bibliothèques publiques et l'Association des presses universitaires canadiennes. Toutefois, il est encore nécessaire de sensibiliser les différentes communautés autochtones.
5. Réflexion sur le paysage des bibliothèques du Canada
   • M. Hafner a entamé la discussion en signalant que l'Université McGill termine actuellement l'installation de sa solution robotique dans son nouvel entrepôt. Le bâtiment est achevé à 80 %. Il contiendra 92 000 bacs et six robots. L'installation devrait être prête dans le courant de l'été et l'ingestion du matériel devrait commencer dans six à neuf mois. La Bibliothèque de l'Université McGill fait également l'objet d'un important projet de rénovation. L'installation existante sera pratiquement démolie et une infrastructure entièrement nouvelle sera reconstruite. Elle n'aura pas de planchers « super plats », mais presque. À l'Université de Calgary, ce concept de planchers « super plats » a également été évoqué lors des travaux de rénovation, mais il n'a pas été mis en œuvre non plus.
   • M. Crocco a ensuite demandé aux délégués :
     • comment les projets descriptifs évoluent-ils dans leur bibliothèque; et
     • si le ChatGPT(https://openai.com/blog/chatgpt), l'ingestion et l'appariement de l'apprentissage par intelligence artificielle (IA)/ automatique étaient discutés.
   • Ces sujets intéressent OCLC et il voulait savoir si ces discussions avaient lieu actuellement dans les bibliothèques.
   • Mme Chan, de l'Université de Toronto, a commencé par dire que de nombreuses personnes s'inquiètent de l'impact que l'IA et ChatGPT pourraient avoir sur l'enseignement et l'apprentissage, ainsi que sur d'autres types de travail, mais qu'elles sont actuellement en train de planifier la manière dont elles pourraient utiliser ces outils et les intégrer plus naturellement dans leurs activités. À la Bibliothèque de l'Université de Toronto, elle estime que le personnel a encore besoin d'être familiarisé pour mieux utiliser les outils en place. Il en va de même pour ce qui est de savoir comment et quoi déléguer à un tel outil. Certains ajustements culturels seraient certainement nécessaires. Elle a souligné que la Bibliothèque est membre de The Carpentries (https://carpentries.org/about/). L'un des avantages est l'accès à la formation des instructeurs. 37 instructeurs ont suivi le processus pour obtenir la certification de formateur pour mettre à mise à niveau de leurs compétences.
   • Mme Chan a également mentionné que l'Université de Toronto a contribué aux initiatives de l'Alliance nationale des connaissances et des langues autochtones (ANCLA) par le biais de l'Association des bibliothèques de recherche du Canada (ABRC). Par ailleurs, l'Université de Toronto a expérimenté la mise en correspondance de vedettes-matière pour voir comment « masquer » les vedettes-matière les plus offensantes de la collection. Le personnel ne modifie pas les données dans les notices, et a une « couche intermédiaire » pour s'adapter à la situation. Elle est décrite comme une approche intermédiaire pour le moment. Le personnel travaille à un processus pour identifier les termes offensants et pour prioriser les améliorations à apporter. Mme Chan dit que la bibliothèque n'est pas un leader dans ce travail, mais qu'elle s'efforce de s'améliorer.
   • Mme Reaume a indiqué qu'elle planifiait actuellement une journée de développement du personnel à l'Université de Calgary et qu'il en était ressorti qu'il fallait examiner de près la question de l'équité, la diversité et l'inclusion (EDI), la manière dont elle se reflète dans leurs espaces. La bibliothèque possède des collections locales d'art autochtone et des visites régulières sont organisées pour les visiteurs. La bibliothèque possèdent également plusieurs collections d'auteurs autochtones, y compris les documents de Louis Riel, qui sont tous présentés. D'autres thèmes de développement liés à la neurodiversité sont envisagés. Deux espaces de la bibliothèque ont été réaménagés pour mieux accueillir les étudiants neurodiverses.
   • Mme Reaume a également indiqué que les facultés locales ont travaillé sur l'intégrité académique liée à ChatGPT. Elle prévoit organiser des exercices pratiques sur le thème du ChatGPT au cours de la journée de formation professionnelle. Ils essaieront également de faire venir Aaron Tam du Japon pendant cette journée (virtuellement). Susan Powelson a récemment entendu M. Tam s'exprimer sur le sujet et il était excellent.
   • Mme Prefontaine a poursuivi en ajoutant qu'il y avait encore beaucoup de questions ouvertes sur ChatGPT et l'IA : ce que cette technologie peut faire pour nous, ce qui doit être vérifié en matière d'intégrité, etc. Elle a raconté qu'un bibliothécaire de l'Université de Winnipeg a essayé de voir si ChatGPT pouvait élaborer un plan stratégique pour la bibliothèque, ce qui a été fait. Le travail était « décent ». Le personnel établit actuellement une feuille de route pour la bibliothèque. Un nouveau président est arrivé il y a un an, et il a expérimenté un changement de culture au sein de l'établissement, mais jusqu'à présent, tout va bien. Un bibliothécaire spécialisé dans les métadonnées travaille sur un projet autochtone précis. À la bibliothèque, ils essaient de lancer quelques initiatives spécifiques pour voir où elles pourraient les mener. Ils ont consacré les cinq dernières années à une consultation et à un plan du campus, et un architecte autochtone a été engagé pour réaménager le bâtiment. Ils envisagent une conception autochtone globale plutôt qu'une simple section. Ils étudient actuellement les possibilités de collecte de fonds. L'Université de Winnipeg est un petit campus urbain, et cela serait nécessaire.
   • Mme Dumas a annoncé que Maya Cousineau Mollen s'est jointe à BAnQ. Elle les aidera à intégrer les perspectives de premières nations dans la culture de la bibliothèque. Ils ont également créé un nouveau groupe de travail qui se concentre sur l'EDI. Au Québec, les médias ont posé des questions sur le sujet, mais elle a indiqué que les demandes pour le retrait de livres sur les rayons, comme cela s'est produit ailleurs, sont extrêmement rares. BAnQ travaille avec l'Association of Research Libraries (ARL) and l'Association of College & Research Libraries (ACRL) sur le traité de Marrakech qui vise à améliorer l'accès aux documents pour les malvoyants et personnes incapables de lire les imprimés. Ils travaillent sur les meilleures pratiques en matière d'affichage et d'accès aux métadonnées.
   • Mme Schachter a mentionné qu'elle a récemment demandé à Pillar Martinez ce qu'elle a vu dans les bibliothèques publiques concernant l'EDI et elle a répondu que « censure » est un sujet qui fait l'objet de nombreuses discussions. La pression s'accroît pour savoir pourquoi certains documents ne sont pas interdits alors que d'autres personnes se demandent pourquoi seraient interdits. Elle constate que les commentaires deviennent de plus en plus extrêmes au Canada également. Récemment, un journal de Calgary a publié un éditorial disant que tel ou tel type de contenu ne devrait pas être acheté et conservé dans les bibliothèques. Elle estime que le financement pourrait être affecté par certaines de ces positions divergentes. Mme Schachter a également mentionné qu'elle faisait partie d'un comité qui discute constamment de l'éducation en matière de valeur de l'équité. Le comité est préoccupé par les exemptions en matière d'éducation, car il veut s'assurer qu'elles sont maintenues, et c'est une bataille constante. Elle a indiqué que l'idée que les gens continuent à faire des copies n'est pas exacte. Et ils voient des articles de presse indiquant que les frais augmentent. Au Royaume-Uni, la copie de documents à des fins éducatives est considérée comme une violation des droits d'auteur. Personne dans le système d'éducation canadien ne veut s'engager dans cette voie!
   • M. Hafner a indiqué que l'Université McGill est en train de développer son bureau autochtone et EDI. Ils ont mis en place un comité de pilotage chargé de déterminer comment intégrer les défis dans ces domaines. Leurs nouveaux plans de construction commencent à prendre en compte la manière de garantir que les lieux seront accessibles à tous, en veillant à ce que chacun s'y sente à sa place. Ils ne veulent pas uniquement une salle ou un mur autochtone, mais veulent transformer l'espace pour que tout le monde se sente bien accueilli. Ils souhaitent également essayer les nouvelles options d'indexation et de recherche de WorldCat Discovery pour les vedettes-matières préférées localement afin de supprimer les sujets sensibles à l'aide du modèle de remappage de sujets proposé. Ils surveillent également ce qui se fait en matière d'intelligence artificielle. En fait, le nouveau bâtiment et ses installations de stockage feront appel à l'intelligence artificielle. Par exemple, ils pourront rendre plus accessibles les documents qui circulent le plus. Mme Dumas a demandé à M. Hafner s'ils prévoyaient élaguer davantage, et il a répondu que cela avait été planifié au cours des deux dernières années et que c'était en cours.
   • Mme Chan a ajouté qu'elle avait hérité d'un vaste secteur, à savoir les ressources électroniques, qu'elle devait cataloguer et pour lesquelles elle devait créer des métadonnées. Son équipe, qui s'occupait auparavant essentiellement des imprimés, a désormais ajouté à ses tâches les contenus électroniques. Le personnel doit apprendre ce qu'est l'accès à l'écosystème électronique. Il s'agit d'un grand changement pour son secteur en termes de gestion des métadonnées. Signe des ajustements nécessaires, vingt-cinq personnes se sont inscrites au cours sur les ressources électroniques proposé par l'école de bibliothéconomie de l'Université de Toronto. L'Université de Toronto traverse une période d'austérité et les budgets sont serrés, mais elle a obtenu l'approbation d'un nouveau poste qui a été récemment pourvu dans les services techniques. Ce poste est comme chef des opérations, c'est-à-dire le bras droit de Mme Chan. Grâce à cela, elle et son équipe ont pu rattraper le retard. Il lui a été demandé d'augmenter le nombre de documents prêts à être mis sur les rayons et, pour aider, de recourir à l'impartition du catalogage. Elle a participé au processus de recherche d'une entreprise, mais pas dans le processus actuel d'appel d'offres visant à identifier un ou des partenaires. Elle a indiqué qu'il n'y a pas beaucoup d'agences pour fournir le type de services dont ils ont besoin. Elle ne participe pas à l'évaluation, mais a participé à l'élaboration du cahier des charges.
   • Mme Dumas a partagé un lien vers un document, récemment publié, qui offre un aperçu de ce qui se passe dans les bibliothèques publiques du Québec. Il donne une bonne idée du niveau d'activité de la dernière année : https://numerique.banq.qc.ca/patrimoine/details/52327/3671911
6. Présentation de Chorea Insights
   • M. Pete Zeimet, consultant principal en services de bibliothèques chez OCLC, s'est joint au groupe pour faire une brève présentation.
   • Il a fait une brève présentation et une démonstration. Une présentation similaire est disponible ici : https://www.oclc.org/go/en/on-demand/choreo-insights/shaping-the-future-dec-fy23.html
   • Choreo est destiné à la création, l'enrichissement et la comparaison des collections, tandis que GreenGlass est davantage destiné à l'élagage et à l'élaboration d'une collection d'imprimés partagée avec des partenaires. GreenGlass nécessite d'extraire le catalogue de la bibliothèque du système local tandis que Choreo utilise les informations sur les fonds de WorldCat.
   • L'analyse des publications en série a été ajoutée récemment.
   • Choreo est disponible avec un abonnement annuel. Le prix est basé sur la taille de la collection. La tarification pour les premiers utilisateurs (early adopters) est en vigueur jusqu'au ³⁰ juin 2023 et restera permanente avec une augmentation annuelle pour les années suivantes.
   • Les deux produits se chevauchent toutefois quelque peu, mais ils ont chacun leurs propres objectifs.
   • En résumé, GreenGlass est bon pour la gestion de l'inventaire tandis que Choreo est excellent pour l'évaluation des collections.
7. Autres sujets
   • Mme Prefontaine a demandé dans quelle mesure il fallait s'efforcer d'obtenir des informations au niveau local, régional ou même à un niveau plus élevé pour préparer les discussions régulières du CCOC. Il a été indiqué que le Conseil attend un certain niveau de rapport sur ce qui se passe dans ses « types de bibliothèques » et dans sa province. Le CCOC s'efforce de faire venir des délégués de différents types de bibliothèques de tout le pays afin d'assurer une couverture nationale pour cette discussion ouverte.
   • Mme Prefontaine a demandé ce qui arrive lorsque des modifications sont apportées à des notices dans WorldCat dans un contexte de notices partagées. Sachant que des ajustements sont effectués en ce qui concerne les métadonnées et le catalogage autochtones, il est important que ces ajustements ne soient pas supplantés. M. Boivin obtiendra plus de détails pour répondre correctement à la question.
8. Fin de la réunion
   • À 15 h 30, heure de l'Est.