Comité consultatif d'OCLC Canada

Procès-verbal — 26 octobre 2020

Présents

Debbie Schachter, bibliothécaire en chef, Capilano University
Alexandra Freeland, directrice, Services de gestion de l'information, Conseil national de recherches
Madeleine Lefebvre, bibliothécaire en chef émérite, Ryerson University, Conseil d'administration d'OCLC
Pilar Martinez, chef des opérations, Bibliothèque publique d'Edmonton
May Chan, directrice des Services de métadonnées, Université de Toronto
Mélanie Dumas, directrice de la collection universelle, BAnQ
Caitlin Horrall, directrice intérimaire, Division Description, Direction générale du patrimoine publié Bibliothèque et Archives Canada (remplaçante de Monica Fuijkschot, Directrice générale, Direction générale du patrimoine publié)
Bruce Crocco, vice-présidente, Services aux bibliothèques pour les Amériques, OCLC
Daniel Boivin, directeur exécutif, OCLC Canada, Amérique latine et Caraïbes

Absents

Brenda Mathenia, bibliothécaire en chef, Thompson Rivers University
Renée Reaume, directrice, Service des métadonnées, Université de Calgary

Ordre du jour

1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour.
2. Examen du procès-verbal de la réunion du printemps 2020
3. Vérification que tous les membres se portent bien
4. Réflexion sur le paysage des bibliothèques du Canada
   • Priorités nouvelles/révisées à la lumière de la COVID-19
   • Domaines faisant l'objet d'investissements ou de réductions
   • Tendances budgétaires, initiatives nouvelles/révisées
   • Création de postes/rôles dans les bibliothèques
   • Projets intéressants en cours
5. Bilan de l'année et actualité de l'entreprise/la division canadienne d'OCLC
6. Délégué sortant
7. Examen de la charte du CCOC
   
8. Discussion sur la prochaine réunion de printemps (date et lieu)
9. Autres sujets.
10. Levée de la réunion (téléconférence).

1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour

• L'ordre du jour a été approuvé sans modification.

2. Examen du procès-verbal de la réunion du printemps 2020 :

• Aucune autre modification n'a été identifiée, et le procès-verbal a été approuvé.

3. Vérification que tous les membres se portent bien

• Ce sujet de l'ordre du jour recoupant le sujet suivant, toutes les notes concernant les points 3 et 4 se trouvent ci-dessous.

4. Réflexion sur le paysage des bibliothèques du Canada

1. Priorités nouvelles/révisées à la lumière de la COVID-19
2. Domaines faisant l'objet d'investissements ou de réductions
3. Tendances budgétaires, initiatives nouvelles/révisées
4. Création de postes/rôles dans les bibliothèques
5. Projets intéressants en cours

• Mme Schachter entame la discussion en indiquant que la bibliothèque de la Capilano University avait ouvert fin août (le télétravail s'étant poursuivi pendant pratiquement toute la période estivale). De nombreuses mesures de sécurité ont été mises en place : suppression d'une partie du mobilier, installation de panneaux de plexiglas et de séparations entre les zones de travail, codes d'identification scannés à l'entrée des visiteurs, confirmation par les employés dans le système RH qu'ils se sentent bien à leur arrivée, etc. Pratiquement tous les collaborateurs de l'Université proposent leurs services par la voie numérique. Le nouveau service de référence en ligne de la bibliothèque a plus de succès que jamais. L'enseignement se fait à l'aide de Teams, Webex ou d'autres outils, selon les besoins. L'un des commentaires qui reviennent le plus souvent à l'oreille des responsables est que leurs collaborateurs, depuis qu'ils travaillent chez eux, ont le sentiment de travailler tout le temps. Deux équipes ont été mises en place pour assurer l'ouverture de la bibliothèque de 8 h à 19 h. Cette organisation fonctionne bien. Sur le plan personnel, Mme Schachter indique qu'elle participe à l'orchestre local (que ce soit pour jouer d'un instrument, pour enregistrer, etc.) tout en respectant l'éloignement physique.
• Mme Freeman déclare que le NRC a défini de nouvelles priorités dans le cadre de la réponse à la COVID-19. Partout au Canada, les chercheurs ont regagné leur laboratoire, mais les employés occupant des fonctions administratives pratiquent le télétravail et il semblerait qu'aucun changement ne soit prévu, car ce système fonctionne bien. Le centre-ville d'Ottawa est très calme. Mme Freeman pense que les précédentes discussions concernant l'évaluation des collections imprimées vont aboutir, car celles-ci ont toutes été mises en ligne. La plupart des services étant actuellement virtuels, cette transition semble donc désormais « naturelle ». Sur le plan personnel, elle indique qu'elle ne vit pas en ville et que tout se passe bien pour elle également. Elle signale l'arrivée d'un nouveau chiot dans la famille.
• Mme Horrall vit près de Québec dans une communauté rurale. Elle sort aussi souvent que possible pour prendre l'air. Elle pratique également le télétravail. À la BAC/LAC, le passage en télétravail de l'équipe « normes et systèmes » s'est fait sans heurt, car toutes ses activités étaient, et sont toujours, effectuées en ligne. L'« équipe description » (des services techniques) s'orientait déjà vers un monde plus numérique, et la COVID-19 n'a fait qu'accélérer cette tendance. Mme Horrall déclare que, même sans la pandémie, cette évolution aurait probablement vu le jour en interne. Les « catalogueurs débutants » travaillaient principalement sur des documents numériques, mais à la mi-août, certains sont revenus sur site pour traiter les documents imprimés. La plupart des employés ayant réintégré les bureaux ne sont pas présents toute la semaine : ils ne travaillent que quelques jours, le plus souvent sur les documents imprimés. Un projet pilote de « catalogage en télétravail » est en cours : les employés emportent des boîtes chez eux, les traitent, les rapportent à la bibliothèque et répètent ce processus.
• Mme Dumas. La Grande bibliothèque (GB) a été fermée jusqu'en juillet, puis a proposé un service de ramassage pendant la plus grande partie de l'été. Elle a ouvert fin août, puis a refermé lorsque Montréal est passé en « zone rouge » dans le contexte de la COVID-19. Les seuls services alors offerts étaient les services de ramassage. Le personnel favorise activement les ressources en ligne pour répondre à la demande. De nouveaux services ont rapidement été mis en place : appels téléphoniques aux personnes âgées, aide à la recherche d'emploi, aide aux personnes sans abri, etc. Certains membres du personnel font du catalogage depuis chez eux. Des employés travaillent sur site un à deux jours par semaine pour effectuer des tâches techniques. Pour la première fois depuis le début de la pandémie, la direction a dû licencier certains membres du personnel. Sur le plan personnel, Mme Dumas a apprécié de profiter de son jardin au cours de l'été à la faveur du télétravail.
• Mme Chan déclare que la migration de l'ILS vers le nouveau système devait intervenir au mois d'août. En raison de la pandémie, le lancement a été repoussé au mois de janvier, un changement de date qui a permis d'alléger la pression qui pesait sur le personnel. Un plan de formation au travail à distance a été créé, non sans difficulté. Mais la transition vers le nouvel ILS a fait apparaître un problème de catalogage avec OCLC. Sur les 42 bibliothèques, 18 sont actuellement affiliées au système central. Certaines d'entre elles disposent de services techniques, d'autres non, etc. L'équipe de la bibliothèque centrale a rationalisé cette organisation en créant un compte central et en donnant accès à tous les établissements à un service technique centralisé. Cela a entraîné une augmentation des coûts d'abonnement de la bibliothèque centrale, qui a toutefois pu être pris en charge. Manon Barbeau, du bureau d'OCLC à Brossard, a aidé les équipes lors de ce processus. Mme Chan a également indiqué que le personnel avait été affecté par la fermeture du bureau de catalogage des contrats de Winnipeg. Cette fermeture n'avait pas été anticipée et le personnel a dû s'adapter très rapidement pour faire face à cette interruption d'un service important. L'acquisition de documents imprimés reste un processus lent, mais le personnel ne sait pas comment relever ce défi à l'avenir. Entre-temps, la consigne est de ne pas commander de documents imprimés pendant un certain temps, mais certains domaines d'étude, où les livres numériques ne sont pas majoritaires, posent problème. Le personnel reçoit de nombreuses demandes du département des sciences sociales et des humanités, et l'Université de Toronto commence à faire légèrement évoluer sa politique afin de traiter les demandes d'impression. Le service d'expédition et de réception a ouvert en août, il a donc été difficile de gérer la réouverture en raison de l'espace requis par les nombreux arrivages en retard. Une personne est chargée quotidiennement de traiter ces arrivées, c'est tout. Mme Chan se rend au bureau trois jours par semaine. Le personnel doit donc actuellement traiter le travail en retard tout en respectant les consignes sanitaires du gouvernement. Un véritable numéro d'équilibriste alors que la transition vers le nouvel ILS est en cours. L'apprentissage du télétravail a progressé et n'a pas posé de problème, mais les employés ne peuvent toujours pas emporter d'ouvrages à cataloguer chez eux.
• Mme Martinez indique que la Bibliothèque publique d'Edmonton a fermé le 14 mars, puis rouvert progressivement en juillet avec un service de ramassage. Tous les établissements sont désormais ouverts selon leurs horaires habituels. Il a fallu licencier 85% des employés, mais ces départs se sont faits sur une base temporaire et la plupart des employés concernés sont de retour. Diverses initiatives (heure des bébés en ligne, autres programmes virtuels, prêts de livres et de documents à des organisations d'aide aux personnes sans abri, prêts d'ordinateurs portables hors de la bibliothèque à des personnes sans accès) ont été mises en place pendant la fermeture, mais elle a l'impression que le fossé numérique s'est creusé au cours de cette période. Tout le personnel de la bibliothèque s'est bien adapté au télétravail. L'outil Teams est utilisé pour les visioconférences. Actuellement, c'est la ville d'Edmonton qui recense le nombre le plus élevé de cas de COVID-19 en Alberta. Des protocoles supplémentaires ont été mis en place. La bibliothèque fonctionne à 50% de sa capacité, mais le nombre d'utilisateurs et de visiteurs n'étant pas aussi élevé qu'avant la fermeture, ce n'est pas un problème. Mme Martinez se demande si le comportement de la population va changer/évoluer, c'est-à-dire si la fréquentation des bibliothèques va baisser par rapport à son niveau d'avant la pandémie, etc. Les documents sont mis en quarantaine pendant 72 h après avoir été empruntés. La Colombie-Britannique a publié des directives indiquant que cela n'était plus nécessaire. De nombreux obstacles empêchant la circulation des documents sont actuellement étudiés très sérieusement. La province connaît de graves problèmes de budget. La ville d'Edmonton a demandé à la Bibliothèque publique d'Edmonton de réduire son budget de 2% et de lui restituer les fonds de 2020 non dépensés (cette dernière demande étant également adressée à d'autres organismes). Les perspectives financières pour les trois à quatre années à venir ne sont pas très bonnes. Mme Martinez se sent malgré tout confiante. Elle a passé beaucoup de temps à marcher au grand air, dans les Montagnes Rocheuses.
• Mme Lefebvre indique qu'il est difficile pour les membres du conseil d'administration de ne pas se réunir en personne, car les réunions sont très intenses. Il se passe normalement beaucoup de choses en marge de ces rencontres, ce qui est impossible lorsqu'elles ont lieu en ligne, et elle le regrette. La semaine prochaine, elle participera pour la dernière fois à une réunion du Conseil d'administration, et ce sera également sa dernière participation à une réunion du CCOC. Elle habite désormais sur l'Île de Vancouver et est très heureuse d'avoir fait ce choix : si les choses arrivent, c'est pour une bonne raison, déclare-t-elle, et vivre sur une île en cette période de pandémie est très appréciable. Le nombre de cas y est en effet très faible, et la nature est d'autant plus appréciée dans ce contexte. La météo n'est actuellement pas excellente sur l'Île de Vancouver, mais il existe des situations bien pires! Elle déclare trouver incroyable tout ce qui a été accompli chez OCLC au cours de cette période. Après y avoir occupé une position « secondaire » pendant de nombreuses années, puis avoir quitté OCLC alors qu'elle était en poste à Ryerson, une nouvelle opportunité s'était présentée récemment, alors que la COVID-19 rendait obligatoire le respect de protocoles stricts. C'est à cette tâche qu'elle s'attelle depuis juillet et le travail ne manque pas, car elle s'est rendue dans six lieux différents depuis janvier dernier. Elle apprécie sa mission actuelle et ne s'attendait pas à tout cela lorsqu'elle a déménagé.
• M. Crocco indique qu'il a obtenu son diplôme universitaire en 1979 et qu'il n'a jamais quitté la route pendant plus de deux mois au cours de sa carrière professionnelle. Il connaît actuellement sa période d'immobilité la plus longue et ses déplacements lui manquent, comme ses visites dans les bibliothèques, ses rencontres avec le personnel et les conférences organisées dans les bibliothèques. Et il arrive même de temps en temps que ses déplacements manquent à sa femme. Cela lui a toutefois permis de profiter des petites choses de la vie, comme observer son jeune voisin de 18 mois faire chaque jour un câlin à la statue du lion située devant sa maison. Il a également travaillé à distance, chez lui, la plupart du temps. Il va au bureau une fois par semaine pour signer des contrats. Malgré tous les changements que nous avons vécus au cours des six derniers mois, la signature numérique n'est pas adoptée partout et il espère que cette situation évoluera bientôt. Il déclare ensuite que les réunions réelles avec les membres de son équipe lui manquent, notamment avec ceux dont il n'est pas le supérieur hiérarchique direct. Il n'a plus l'occasion de rencontrer son équipe de manière informelle, comme c'était le cas auparavant, et ces discussions de couloir lui font cruellement défaut. M. Crocco est impressionné par l'évolution rapide des logiciels Teams et Zoom dans un monde qui est passé au télétravail. Ces outils ont fait de considérables progrès. Il peut mettre fin à sa journée de travail et à celle des membres de son équipe « à l'heure prévue », sans traîner au bureau. C'est une bonne chose pour les télétravailleurs.
• Mme Schachter ajoute que des élections provinciales se sont tenues en Colombie-Britannique il y a cinq semaines et que le NPD, minoritaire avant les élections, a remporté la majorité. La BCLA a fait part au nouveau gouvernement de ses recommandations visant à augmenter le financement des bibliothèques. Celles-ci n'ont bénéficié d'aucune augmentation de leur dotation depuis plus de dix ans et il est donc intéressant d'observer comment la situation va évoluer.
• Mme Chan ajoute que la charge de travail concernant les droits d'auteur à l'Université de Toronto a augmenté de 80%. La demande d'accès à des documents numériques a également explosé. Des ressources ont été temporairement réaffectées et des étudiants ont été embauchés pour gérer la charge de travail, qui diffère de celle observée habituellement en début de semestre. Le ramassage est le principal service offert. Mme Chan évoque ensuite l'« unification » des différents comptes de catalogage OCLC de l'Université, qui ne remet toutefois pas en question l'infrastructure de catalogage existante. Elle indique que le directeur de la bibliothèque a pu financer ce changement. Des réductions budgétaires et un bon nombre de départs à la retraite ont été imposés, et seules certaines personnes ont été remplacées. Sinon, les postes sont gelés pour le moment. L'Université a subi des licenciements, mais Mme Chan pense que le bibliothécaire de l'Université a plaidé en faveur du rôle de la bibliothèque, car celle-ci n'a pas subi de réductions budgétaires à ce jour. Tendances budgétaires : la prudence est de mise, car il est difficile de prévoir le nombre d'inscriptions. Par conséquent, le budget alloué aux collections est gelé pour le moment. Mme Chan indique que, selon une déclaration de l'ACRL, un certain nombre de domaines d'étude utilisent la pandémie pour amorcer le virage du numérique. Son sentiment est que les documents imprimés peuvent être essentiels pour favoriser l'équité, la diversité et l'inclusion. Ils favorisent l'accès des populations issues de la diversité aux collections. Mme Chan explique également qu'elle s'est largement impliquée dans les données liées à travers Wikidata. Délaissant ensuite ce domaine, elle s'est intéressée à ce qui pouvait être fait en interne, a suivi une formation et trouvé un PCC sur un projet pilote, auquel elle participe. Il s'agit d'une initiative (confidentielle pour le moment) permettant aux chercheurs de l'ensemble du Canada de publier les résultats de leurs recherches en tant que données liées, puis de lier d'autres recherches aux leurs. Mme Chan ignore si un financement a déjà été trouvé et Susan Brown, de l'Université de Guelph, gère la demande de subvention (Stacy Cassel et Mme Furnal, de l'Université d'Alberta, sont également impliquées). L'Université de Toronto est partenaire de l'initiative, à laquelle elle contribue en nature.
• Mme Dumas évoque les librairies de la province de Québec et indique que BAnQ essaie de les aider localement. Des discussions avec des associations locales ont également été organisées pour identifier des moyens de mieux les soutenir en cette période difficile. Les budgets dont dispose BAnQ n'ont pas changé depuis le début de la pandémie, mais le passage au numérique est manifeste. Selon la loi en vigueur dans la province, les achats de documents numériques effectués par BAnQ doivent être effectués auprès de librairies situées dans cette province. M. Crocco demande si certaines ont déjà cessé leur activité. Mme Dumas répond que BAnQ travaille avec 95 d'entre elles et que, jusqu'à maintenant, seules une ou deux ont fermé leurs portes en raison de la pandémie. La situation n'est pas aussi mauvaise que prévu, mais les mois prochains vont être difficiles et il pourrait y avoir d'autres dépôts de bilan.
• Mme Lefebvre vit à Sydney, Colombie-Britannique, une ville bien connue pour être aimer les livres. Les librairies y sont actuellement florissantes. La succursale de la bibliothèque publique de Vancouver qu'elle fréquente n'a pas rouvert, ce qui favorise le travail des librairies. Celles-ci comblent le vide laissé par la fermeture de cette succursale, car de nombreux lecteurs ne souhaitent pas utiliser Amazon ni prendre leur voiture pour se rendre dans une librairie Indigo. La bibliothèque publique de Vancouver limite les prêts à cinq documents à la fois. Mme Lefebvre, qui déplore ces restrictions, passe donc beaucoup de temps dans les librairies, et elle n'est sans doute pas la seule. Mme Schachter, qui travaillait auparavant dans la principale succursale de la bibliothèque de Vancouver, indique que ce type de problème n'existe pas dans la partie continentale de la Colombie-Britannique. L'opportunité est donc évidente pour cette bibliothèque/succursale, car il existe un vide manifeste à combler.
• Mme Schachter indique que le budget alloué à Capilano est inchangé cette année. Certaines dotations ont été modifiées (déplacements, inscriptions à des conférences, formations professionnelles, adhésions individuelles : toutes ces dépenses ont dû être supprimées). Aucune réduction des salaires n'est à déplorer et une augmentation indexée sur l'inflation est même prévue pour l'année prochaine, car dans ce secteur, une absence d'augmentation du budget se traduit par une réduction après inflation. Compte tenu de la pandémie, l'Université prévoyait un déficit de 8 millions de dollars, mais il est actuellement bien inférieur à 1 million de dollars, et Mme Schachter pense que le seuil de rentabilité pourrait pratiquement être atteint à la fin de l'année fiscale. Cela tient en partie à ce que les étudiants étrangers, qui sont soumis à des frais de scolarité élevés, ont été autorisés à commencer à suivre les cours en ligne et à rejoindre le site de l'Université par la suite, s'ils le pouvaient. Les étudiants locaux sont inscrits à plus de cours qu'avant et leurs résultats sont bons dans l'ensemble. Des financements supplémentaires via l'ajout de « nouveaux diplômes » (sur les bases de données, les outils de référence, etc.) sont possibles, mais elle ne sait pas encore ce qu'il en sera réellement. Aucun nouveau « rôle » n'a été créé à la bibliothèque, mais il est clair que les employés assument de nouvelles responsabilités. Le nombre de projets en cours est limité. L'accent est mis sur la production de cours et de supports de qualité, et non sur la définition de nouveaux projets.
• Mme Freeland ajoute alors que de nouvelles priorités ont été établies dans sa bibliothèque. Trois services font l'objet d'une demande croissante :
  • « Marketing/Analyse environnementale », qui a atteint des sommets.
  • La bibliométrie et l'impact de la recherche ont également connu une forte croissance.
  • La science ouverte : une vaste communauté internationale de partage scientifique et les chercheurs du NRC en font partie (ils utilisent des dépôts en libre accès et d'autres éléments à valeur ajoutée).
  Les demandes de PEB se poursuivent, mais d'un point de vue budgétaire, la situation sera difficile pour eux pendant quelques années encore. Le budget des voyages a diminué, tandis que celui des collections reste stable, ce qui signifie qu'il y aura des réductions en raison du coût de la vie et des augmentations des éditeurs. Elle estime que nous sommes sur la partie visible de l'iceberg en raison des aides apportées jusqu'à présent par le gouvernement canadien pour soutenir l'économie du pays. La collaboration s'est accrue entre les secteurs (privé, universitaire et public), c'est pourquoi le NRC s'efforce de soutenir davantage de plateformes pour encourager ces initiatives. Elle a conclu en affirmant que de nombreux établissements montrent un intérêt croissant pour l'équité, la diversité et l'inclusion (EDI), ce qui les incite à s'impliquer et à participer à ces efforts.
• Le budget de Mme Horrall à la BAC/LAC est en attente. Le budget discrétionnaire a été supprimé (voyages, etc.), la virtualisation de toutes les conférences a fait baisser les coûts associés, et heureusement, la BAC/LAC dispose de plus de personnel disponible pour participer à ces conférences virtuelles qu'habituellement. Les demandes CIP sont variables, ce qui, selon elle, est un signe que l'industrie de l'édition est également en difficulté.

5. Bilan de l'année et actualité de l'entreprise/la division canadienne d'OCLC

• Les détails de la présentation seront publiés avec les procès-verbaux.

6. Départ de délégué

• Mme Lefebvre a remercié tout le monde. Elle envisage de continuer à participer au CRA (d'OCLC) et essaiera de se rendre à l'IFLA lorsqu'il sera possible de voyager.
• Elle a conclu en disant qu'elle était heureuse de l'implication d'OCLC au Canada et vice versa. Elle se réjouit également de voir des compatriotes canadiens élus aux comités d'OCLC et aimerait que d'autres siègent au Conseil d'administration d'OCLC.

7. Examen de la charte du CCOC

• Rien à examiner et le nombre de délégués du CCOC est suffisant pour 2021 sachant que Joseph Hafner de l'Université McGill remplacera Diane Beattie qui doit siéger encore un an au Conseil mondial (Joseph était suppléant, c'est pourquoi on lui a demandé de lui succéder).

8. Discussion sur la prochaine réunion de printemps (date et lieu)

• Le Conseil régional des Amériques (CRA) ne s'est pas réuni à l'automne 2020. La réunion a été reportée à 2021. Il est prévu d'organiser quelques réunions en ligne au printemps. Il a donc été convenu que le CCOC devrait essayer de programmer son prochain appel à la même période de l'année que les années précédentes, c'est-à-dire fin mars ou début avril.

9. Autres sujets

• Aucun autre sujet n'a été évoqué.

10. Fin de la réunion

• À 14 h 50