Stroomlijn het delen van bronnen voor een betere service

Bibliotheekmedewerkers van de American University of Sharjah vonden hun voormalige IBL-interface lastig om mee te leren omgaan, vooral voor nieuwere medewerkers. Hoewel de universiteit pas iets meer dan twintig jaar bestaat, is ze nu al een van de meest geavanceerde instellingen in de regio. De universiteits- en bibliotheekmedewerkers wisten dat ze zoveel mogelijk van hun systemen naar de cloud moesten verhuizen om gelijke tred te houden met de veranderende behoeften. 

"Er was een grote druk van onze IT-afdeling om veel van de systemen van de universiteit naar de cloud te migreren. Na een tijdje WorldShare^® Management Services (WMS) te hebben gebruikt, leek Tipasa^® de voor de hand liggende optie”, zegt Thomas Hodge, Associate University Librarian for Technology and Technical Services.

Omdat Tipasa naadloos integreert met WMS, was het voor medewerkers gemakkelijker om nieuwe workflows te leren in de vertrouwde interface en werden hun processen veel eenvoudiger. “Ik kan nu dingen in het systeem controleren, zoals licentiebeperkingen op gelicentieerde elektronische bronnen, allemaal op één plek. Dit is een groot pluspunt voor mij", aldus Thomas.  

John Liebhardt, voormalig bibliothecaris Acquisities en Resource Management, vindt het prettig dat ze niet langer gebruikersgegevens van de bibliotheek in het IBL-systeem afzonderlijk hoeven te laden. “Omdat Tipasa en WMS zijn geïntegreerd, hoeven we de gebruikersgegevens alleen in WMS te laden. De werkprocessen voor Tipasa zijn er al, wat ons tijd bespaart.”

"Tipasa-aanvraagformulieren zijn goed in het invoeren van alle accountinformatie, wat erg handig is voor de gebruikers", voegt John eraan toe. Bibliotheekassistent Zeinab Habib merkte op dat gebruikers gemakkelijk aanvragen konden indienen via Tipasa. “Ik heb gemerkt dat onze gebruikers Tipasa gemakkelijker gebruiken dan ons oude systeem. Voorheen stuurden ze me vaak een e-mail, die ik dan in het systeem moest invoeren. Terwijl ik nu zie dat onze gebruikers het systeem openen en het veel gemakkelijker voor hen is om de aanvraag zelf te plaatsen.” 

Daarnaast kunnen bibliotheekmedewerkers aanvragen van instellingen die verschillende IBL-systemen gebruiken veel sneller verwerken. "We hebben relaties met bibliotheken die misschien niet hetzelfde soort IBL-systemen gebruiken als wij, en we moesten in staat zijn om binnen het systeem accounts voor deze instellingen aan te maken", legt John uit. "In Tipasa kunnen we dit doen, en het heeft het volgen van bronnen veel eenvoudiger gemaakt." 

Tipasa heeft het afhandelen van aanvragen een stuk eenvoudiger en sneller gemaakt voor de medewerkers en de gebruikers van de American University of Sharjah. "Twee jaar geleden leenden we 351 items uit. Maar na de implementatie van Tipasa hebben we er vorig jaar 945 uitgeleend. Bijna drie keer zoveel. In ons vorige interbibliothecair leenstelsel hadden we dit nooit zo snel kunnen doen," concludeert Thomas.

Locatie

• Sharjah, Verenigde Arabische Emiraten

Overzicht van deze bibliotheek

• Geopend in 2006 ter ondersteuning van de universiteit, die in 1997 werd opgericht door Zijne Hoogheid Sheikh Dr. Sultan bin Muhammad Al Qasimi, lid van de Hoge Raad van de Verenigde Arabische Emiraten en heerser van Sharjah
• Ondersteunt een Amerikaanse structuur waarin liberaal kunstonderwijs en professionele onderwijsstudies zijn opgenomen
• Gelegen in het centrum van de campus met 8750 vierkante meter bruikbare ruimte met veel verschillende collecties, waaronder speciale collecties, een muziekcollectie en een mediacollectie