Samenwerken aan betere services op universiteitscampussen

De vijf bibliotheken van de Antioch University ondersteunen externe en online studenten en docenten uit alle hoeken van de Verenigde Staten. Cathy Boswell, coördinator systemen universiteitsbibliotheek, vertelt: "Je vraagt je inderdaad wel eens af hoe we vroeger samenwerkten. En voordat we in 2010 één lijn begonnen te trekken... konden we dat ook niet." Ze legt uit: "We gebruikten vijf verschillende ILS-systemen – voor een fikse prijs – om 58.000 fysieke items te beheren, waarvan er jaarlijks minder dan 7.000 werden uitgecheckt." En geen van deze systemen leende zich ervoor om de elektronische bronnen in de catalogus op te nemen. Noch leenden de verschillende locaties van de universiteit onderling bronnenmateriaal uit.

In 2010 staken de bibliotheken de koppen bij elkaar – mede om als één universiteit geaccrediteerd te worden – om te zien hoe ze beter konden samenwerken en uit een gemeenschappelijk "verlangen om dingen beter te doen voor onze studenten," aldus Cathy. "Steeds meer studenten en docenten schakelden over naar online of wisselden online zoeken af met bezoekjes aan de verschillende bibliotheken." Met die wetenschap in het achterhoofd "begonnen onze bibliotheekmedewerkers verder dan hun catalogi te denken. Elektronische bronnen en coöperatieve collectie-ontwikkeling werden van steeds groter belang. En ze zagen meer en meer in dat het aanhouden van afzonderlijke systemen zijn beperkingen met zich meebracht. …We zagen in dat die beperkingen grotendeels konden worden opgelost door over te stappen naar WMS" of WorldShare Management Services.

Nadat alle vijf de systemen waren gemigreerd naar een systeem voor bibliotheekbeheer in de cloud, gingen de bibliotheken in juni 2013 live met WMS, begonnen in 2014 met het gebruik van de WorldCat^® knowledge base en zetten in 2015 uitlening tussen campussen op. En voor het eerst is volgens Cathy: "Alle e-content die we kopen, daadwerkelijk te vinden. ...WorldCat Discovery maakt onze meer dan 390.000 e-books vindbaar via een eenvoudige interface. Met WorldShare Collection Manager kunnen onze medewerkers gemakkelijk de meer dan 35 samengevoegde e-bookcollecties beheren, maar ook losse titels kopen." Ze voegt eraan toe: "Het is verbazingwekkend dat ik in plaats van MARC-bestanden op te halen en items in de catalogus toe te voegen en te verwijderen, een vakje [in Collection Manager] kan aanvinken om aan te geven welke collecties ik bezit en deze vervolgens zelf desgewenst nog kan aanpassen. Dat de services gehost zijn en in de cloud werken, zijn we verlost van de meeste IT-problemen."

Bovendien profiteren de bibliotheken van Antioch University van de extra rapportagemogelijkheden via WorldShare Report Designer. "We hebben alleen het analysepakket toegevoegd, en ik vind het geweldig," aldus Cathy. "Ik heb ACRL-statistieken kunnen leveren. ... We kunnen voor elke locatie aangepaste rapportages maken, plus alle basisstatistieken die we nodig hadden. "

De consolidatie heeft de bibliotheken geholpen meer informatiebronnen en een consistente service aan hun gebruikers te bieden, die elke bibliotheek kan aanpassen aan zijn eigen gebruik. "Op iedere locatie hebben de medewerkers veel controle over het beheer van hun lokale collecties," vervolgt Cathy. Iedere locatie heeft andere reserverings- en inventarisatieprocessen, bijvoorbeeld op basis van de behoeften van hun gebruikers. Het belangrijkste is volgens Cathy: "Zowel de studenten voor als aan de balie zijn nu blij met hun bibliotheek. Het is nu zo makkelijk om mobiel te zijn, om te navigeren in het Antioch-bibliotheeksysteem of consistente service te ontvangen. En de docenten zijn ook zeer positief."

Overzicht van deze bibliotheek

• Eén bibliotheek op elk van de vijf campussen van de Antioch University verspreid over de VS
• Ondersteunt ongeveer 5.000 studenten, docenten en medewerkers op alle campussen en via online en zelfstudieprogramma's
• Studenten hebben toegang tot alle bibliotheeklocaties van de Antioch University en tot uitgebreide online collecties