Sneller workflows bijwerken en aanvragen verwerken

Toen Laura D'Amato als hoofd toegangsdiensten en interbibliothecair leenverkeer bij de Ritter Libary van Baldwin Wallace University kwam werken, besefte ze dat hun workflows voor interbibliothecair leenverkeer al lange tijd hetzelfde waren. Medewerkers hielden aanvragen zelfs met de hand bij in notitieblokken. Ook ontdekte ze dat de bibliotheek geen gebruik maakte van instellingen zoals constante gegevens of het groeperen van bezitsgegevens op maat, noch van functies zoals ILL Fee Management (IFM) of, meer recentelijk, slimme functionaliteiten voor het afhandelen van aanvragen. Dus toen de bibliotheek tijdens de COVID-19-pandemie sloot, begon ze kleine maar impactvolle veranderingen door te voeren en te evalueren.

Uitleenprocessen automatiseren bespaart tijd en moeite

Op basis van de OCLC-training en kennis van nieuwe functies heeft Laura vier uitleenprocessen geautomatiseerd in WorldShare ILL: twee voor kopieën en twee voor fysieke items. Hierdoor hoefde haar IBL-team geen leverancierslijsten meer door te spitten op zoek naar tarieven, leveringsdagen en geografische locatie, wat veel tijd en moeite heeft bespaard. Dankzij haar toewijding en efficiënte werkwijze kan de bibliotheek nu beter aan de leenaanvragen voldoen en zijn de doorlooptijden verbeterd. Bij aanvragen die geautomatiseerd waren, werden de doorlooptijden voor het lenen van kopieën met 20 uur verkort en voor het lenen van fysieke items met twee dagen. Bovendien was dankzij de automatiseringen in het afgelopen jaar bij 85% van de kopieaanvragen en 78% van de leenaanvragen slechts minimale of helemaal geen tussenkomst van personeel vereist.

Realtime beschikbaarheid helpt medewerkers sneller te reageren

Laura kan dit beamen. Nu realtime beschikbaarheid is geïmplementeerd zegt ze: "Het is handig, want als ik naar onze Can You Supply?-wachtrij kijk, weet ik dat er geen aanvragen zijn voor uitgecheckte items." Ze voegt daaraan toe dat ze geen tijd meer besteedt aan het bekijken van aanvragen voor fysieke items die ze niet kan uitlenen omdat ze zijn uitgecheckt. In plaats daarvan worden die aanvragen automatisch doorgeschoven naar de volgende uitgever.  

Een snellere verwerking met het Express digital delivery-programma

Ritter Library neemt al sinds de lancering van Express digital delivery deel aan het programma. “Omdat we dankzij de realtime beschikbaarheid en een geautomatiseerd aanvraagbeheer meer tijd overhouden, kunnen we sneller reageren op kopieaanvragen. Dit heeft ertoe geleid dat we zijn uitgenodigd om lid te worden van Express, waarvan onze bibliotheekgebruikers weer profiteren omdat hun kopieaanvragen nu nog sneller worden verwerkt.” De resultaten zijn boven verwachting. Kopieaanvragen worden tegenwoordig in de helft van de tijd verwerkt. In de eerste vier maanden van het academische jaar werd bovendien maar liefst 96% van de kopieaanvragen beantwoord door Express-bibliotheken, waarvan 89% geautomatiseerd verliep.

Volgens Laura heeft al het werk dat het team heeft verzet tot veel goeds geleid. Ervaringen van gebruikers met de bibliotheek zijn verbeterd, medewerkers gaan efficiënter met hun tijd om en de verwerking van leenaanvragen verloopt nu beter en sneller.

Locatie

• Berea, Ohio, Verenigde Staten

Bibliotheek in een oogopslag

• Totaal ingeschreven studenten = 3.230 (najaar 2022)
• Drie campusbibliotheken: Ritter Library, Jones Music Library (JML) en het Riemenschneider Bach Institute
• Het oudste boek in Ritter Library is een Vulgaatuitgave van de bijbel die compleet is en niet wordt uitgeleend; deze is afkomstig van de abdij van Cambrom en dateert uit 1220-1235