Spendeer tijd aan de sterke punten van uw bibliotheek

De bibliotheken van College of Saint Benedict & Saint John's University wilden meer budget vrijmaken voor bibliotheekmaterialen en meer tijd overhouden om docenten en studenten beter te ondersteunen. Het bestaande geïntegreerde bibliotheeksysteem (ILS) van de bibliotheek "slokte elk jaar een groter deel van ons budget op, wat gevolgen had voor de materialen die we konden aanschaffen," vertelt Miranda Novak, manager technologieservices. Bovendien was het systeem "erg gecompliceerd en vergde het veel tijd om het te onderhouden. We wilden dat onze medewerkers zich meer op de studenten zouden richten, maar daar moesten we dan wel tijd voor vrijmaken."

Na eerst een paar jaar de voordelen van WorldCat^® Discovery te hebben ervaren, migreerde de bibliotheek vervolgens naar WorldShare^® Management Services (WMS) om hun backoffice- en balieservices met elkaar op één lijn te brengen. "Onze werkprocessen zijn op heel veel verschillende vlakken zichtbaar verbeterd," aldus Miranda. Voor de migratie moesten medewerkers bibliografische records voor elektronische content uit de catalogus verwijderen. Nu vertrouwt de bibliotheek voor het onderhoud van zijn e-collecties op de geïntegreerde WorldCat knowledge base. "In plaats daarvan wilden we die activeren in de knowledge base en het systeem dat daar beter geschikt voor was, gebruiken voor de altijd veranderende aard van elektronische informatiebronnen," legt ze uit.

Door de WorldCat knowledge base te gebruiken voor het onderhoud van de e-collecties, bespaart de bibliotheek nu veel arbeidsuren. Nu, vervolgt Miranda, "laten we de catalogiseerders doen waar zij heel goed in zijn—fysieke items catalogiseren—en laten we de kennisbankpersoon, namelijk ikzelf, doen wat ik doe." Ze voegt toe: "In onze ogen is het nu een stuk eenvoudiger om te catalogiseren." Ze hoeven geen papieren bonnen af te drukken voor nieuwe titels en de circulatie-afdeling kan nu zonder technische ondersteuning zelf veranderde barcodes verwerken. "Daar besparen we ook nog wat tijd en kosten mee," vertelt ze.

Vóór WMS waren de bibliotheekmedewerkers veel tijd kwijt aan het beheer van boekenleveringen tussen de twee universiteitsgebouwen die elk met aparte modules voor circulatie en interbibliothecair lenen werkten. Omdat circulatie, discovery en WorldShare Interlibrary Loan zijn geïntegreerd in WMS, houden de medewerkers nu meer tijd over. "Nu zit er in Discovery één knop waarmee onze gebruikers een item kunnen aanvragen, ongeacht of we het item in bezit hebben of niet. Het systeem stuurt de aanvraag dan door naar de juiste afdeling en we gebruiken de routing-functie om de items vervolgens naar de juiste vestiging te sturen zodat de gebruiker het daar kan afhalen." Dit betekent dat het proces nu gestroomlijnd is voor medewerkers en dat de discovery-interface voor de gebruikers een stuk eenvoudiger te gebruiken is. Werken met WMS maakt het hele proces een stuk efficiënter en er gaat nu veel minder fout.

Maar het belangrijkst is dat de bibliotheekmedewerkers nu tijd overhouden voor de ondersteuning van de studenten en docenten. "We willen beter kunnen ingaan op verzoeken," vertelt Miranda, "en het is ons opgevallen dat we nu veel meer tijd besteden aan het faciliteren van het gebruik van technologische middelen in het leslokaal. En in onze ogen ligt daar de kracht van de bibliotheek. Niet alleen in het materiaal dat we beschikbaar maken, maar in de expertise die we aandragen voor lessen en in het leslokaal." Dankzij WMS heeft het bibliotheekpersoneel meer tijd en de mogelijkheid om "dieper in te gaan op samenwerking met onze docenten."

Overzicht van deze bibliotheek

• Gezamenlijk beheerde bibliotheken die twee opleidingen in de vrije kunsten met samen circa 4.000 studenten, ondersteunen
• De gecombineerde collectie omvat circa 1 miljoen volumes
• Speciale collecties omvatten een significant archief met sacrale muziek, religieuze kunstvoorwerpen en manuscripten