Medewerkers meer mogelijkheden geven door ze te helpen meer te doen

In 2001 sloot de Douglas & Judith Krupp Library van Bryant University zich aan bij een lokaal academisch consortium met een gezamenlijk gedeeld ILS. Deze samenwerking werkte prima toen studenten nog voornamelijk boeken en microfilm gebruikten. "Maar in de loop der tijd," zo legde de Director of Library Services Mary Moroney uit, "begon het bibliotheeklandschap te veranderen. We kochten e-books en e-bookpakketten in, maar het beheer daarvan verliep niet zo goed. We begonnen meerdere platforms te gebruiken voor verschillende leveranciers: aparte leveranciers voor A-Z, linkresolvers, onze discovery-interface, IBL en catalogiseren. Er was dus een allegaartje aan werkprocessen die we op elkaar probeerden te laten aansluiten en met elkaar wilden laten communiceren, wat niet altijd lukte."

En ondertussen bleef het budget van de bibliotheek even groot. Er waren steeds minder kosten die we met de andere leden van ons consortium konden delen, maar de kosten om lid te blijven namen toe. "Dit bleek een kans. En het leek ons verstandig om die met beide handen aan te grijpen," aldus Patricia Lombardi, hoofd collectiebeheer en digitale diensten. In 2015 ging de bibliotheek live met WorldShare^® Management Services (WMS). "En we hebben nooit meer terug gekeken. Wat een verademing," voegt ze eraan toe.

"We beseffen nu dat ons vorige ILS in feite slechts een onderdeel," vertelt Mary. "We gebruikten OCLC al voor interbibliothecair leenverkeer en catalogiseren. En als alles dan binnen één systeem is geïntegreerd, dan zie je al snel hoeveel je kunt besparen." Patricia voegt toe: "We synchroniseren ons interbibliothecair leenverkeer met ... [WorldShare] Circulation, en dat is in één woord geweldig. ...Zodra je het item ontvangt, wordt alles automatisch bijgewerkt." Voor het eerst kunnen de studenten van Bryant University de status van hun IBL-aanvragen volgen. Bovendien werkt de bibliotheek nu via WMS met aanvraaggestuurde acquisitie (DDA), iets wat ze al veel langer wilden doen. "Dat wilden we in onze catalogus geïntegreerd hebben," aldus Patricia. "Het is een groot succes, dus daar zijn we erg blij mee."

Onze medewerkers zijn ook erg blij met de manier waarop WMS de catalogus kan bijhouden met data uit WorldCat . Patricia legt uit: "We weten dat we het meest actuele record hebben en dat we niets hoeven te doen als dat record wordt bijgewerkt. Dan ontvangen we die update automatisch." "Ook de knowledge base ... is geweldig," voegt ze toe. "Vooral omdat het zo eenvoudig is om bibliotheekbezit aan e-contentcollecties toe te voegen.

Door opties als budgetbeheer en voor rapportages in WMS krijgen medewerkers de mogelijkheid om de directie te laten zien waaraan het budget wordt gespendeerd en hoe vaak studenten en docenten hun bronnenmateriaal gebruiken. Patricia vertelt dat WMS de data "met één druk op de knop" in grafieken zet. Dit helpt de bibliotheek ook te zien hoeveel geld ze besparen en te besluiten waaraan ze het dan zullen uitgeven. "We hebben flink wat geld bespaard," vervolgt Patricia. "Daarmee kunnen we nu een paar databases toevoegen die we altijd al wilden, maar ons eerder niet konden veroorloven. En we kunnen ons beter op de onderwijsprogramma's concentreren" die meer ondersteuning nodig hebben.

Als laatste merkt Patricia op: "We kunnen nu toekomstplannen maken. In de korte tijd dat we met WMS hebben gewerkt, merken we al hoe alles steeds beter wordt en dat er doorlopend verbeteringen worden doorgevoerd. ...We kunnen zien dat de besparingen en alles wat we nu doen steeds verder zal blijven verbeteren naarmate WMS meer momentum krijgt en verder verbeterd wordt."

Overzicht van deze bibliotheek

• Gevestigd in het George E. Bello Center for Information and Technology van Bryant University
• Bedient meer dan 3.700 studenten, inclusief bijna 400 studenten op de Bryant-campus in Zhuhai, Guangdong-provincie, China
• Speciale collecties bevatten items uit 153 jaar Bryant University