Bijdragen aan en voordeel hebben van gezamenlijk catalogiseren

Metadatabibliothecaris Becky Culbertson catalogiseert voor de University of California (UC) in San Diego, maar ze weet dat haar werk ook ten goede komt aan andere bibliotheken in het samenwerkingsverband. Als onderdeel van het Shared Cataloging Program (SCP) is het haar taak om de records te catalogiseren en onderhouden voor de seriële uitgaven, databases en monografieën waarvoor de California Digital Library een consortiumlicentie heeft. Deze records worden vervolgens verspreid naar de tien campusbibliotheken van de UC.

Bovendien is ze lid van de HathiTrust catalogisatiesteungroep en is zij trots lid van het Cooperative Online Serials Program (CONSER). Her real passion is cataloging with the annual CONSER Open Access Journal Project, which provides high-quality cataloging of the previous year’s Directory of Open Access Journals (DOAJ) title additions.

Dankzij de WorldCat^®-updates die beschikbaar worden gesteld via WorldShare^® Collection Manager kan Becky bijblijven en haar werk via WorldCat delen met andere bibliotheken in de wereld. "Dat zou niet mogelijk zijn zonder de rapportages en bijgewerkte records van de Collection Manager", vertelt Becky. "Het is in alle opzichten een coöperatief project. Het is een afspiegeling van de coöperatieve catalogiseringsgeest die we allemaal nodig hebben en waar we allemaal op vertrouwen. Ik hoop dat andere bibliotheken hun steentje bijdragen door het huidige exemplaar van de WorldCat-records te vervangen, zodat we uiteindelijk allemaal beter af zijn."

"Door leveranciers aangeleverde records worden gewaardeerd, maar zijn in feite niet meer dan een basis. Ze zijn niet bedoeld als compleet record dat zelfstandig in je catalogus kan worden opgenomen", legt Becky uit. Daarom verbetert ze de records gradueel, naarmate er meer informatie over beschikbaar komt. "Bij leveranciersrecords voor seriële uitgaven richt ik me op het samenvoegen van dubbele records en het toevoegen van de ISSN-gegevens aan het nieuw geselecteerde basisrecord. Deze deels verbeterde records worden daarna verspreid naar de tien campusbibliotheken van de UC. En als onderdeel van het proces vervang ik ook gelijk het huidige exemplaar van het WorldCat-record." Op die manier profiteren ook andere bibliotheken met holdings over dezelfde titel in hun catalogus van het werk van Becky. "Vervolgens reken ik erop dat andere bibliotheken verdere waardevolle informatie aanleveren, zoals de trefwoordenanalyse. En hun verbeteringen worden daarna weer direct doorgesluisd naar een vervanging van mijn record", vervolgt ze.

Becky vervolgt: "Leveranciersrecords zijn een goede basis, maar over het algemeen bevatten ze geen trefwoorden." Zonder WorldCat zouden de catalogiseerders van de tien individuele campusbibliotheken deze informatie zelf moeten toevoegen. "En dat is het grote voordeel van de bijgewerkte records van de WorldCat-updates. De records worden volledig uitgewerkt, waarna wij ze in ons systeem kunnen gebruiken", zegt ze. Dankzij deze service bevat 88% van de seriële SCP-uitgaven (en 77% van de monografieën) ten minste één trefwoord.  

"Tijdschriften kunnen veranderen," vervolgt Becky. "Het nummeringsysteem kan veranderen. Het bereik kan veranderen. De URL's van open-access-tijdschriften veranderen voortdurend. Een doodgewaand tijdschrift kan weer tot leven komen." De WorldCat-updates stellen bibliotheken in staat om bij te blijven met al die wijzigingen, dankzij de coöperatieve kracht van WorldCat. Afgelopen jaar was 78% van de updates aan SCP-records (van de 76.347 updates in totaal) afkomstig van de WorldCat-updates. "De meeste bibliotheken zijn afhankelijk van wat leveranciers laden, in welke vorm dan ook," voegt ze toe. "Ik probeer altijd manieren te vinden waarmee mijn werk ten goede komt van iedereen, niet alleen van mezelf. Mijn advies aan andere bibliotheken is om ook te profiteren van de WorldCat-updates via de Collection Manager. Dat scheelt echt enorm."

Overzicht van het programma

• Opgericht in 1997 voor het beheer van de gezamenlijke investering in en het delen van het online bronnenmateriaal en de diensten die de bibliotheken gebruiken die op het systeem van de University of California zitten
• Werkt in partnership met de campussen om de schatten uit de bibliotheken, musea en cultureelerfgoedorganisaties van de universiteit naar buiten te brengen
• Voert gecentraliseerd catalogiseerwerk uit voor gelicentieerd en open-access-materiaal via het Shared Cataloging Program