Drake University
Breng stabiliteit en veerkracht naar IBL met Express
"Door deel te nemen aan Express en automatiseringsfuncties te implementeren, konden we een duurzaam werkproces ontwikkelen waarmee we consequent aan de verwachtingen van onze gebruikers konden voldoen. Het bracht stabiliteit en hielp ons te laten zien dat we veerkrachtig kunnen blijven, zelfs in moeilijke situaties.
Joanna Stankiewicz
Hoofd Toegangsdiensten, Drake University
Drake University is een middelgrote particuliere instelling met drie bibliotheken verspreid over de campus in Des Moines, Iowa. De grootste bibliotheek, de Cowles Library, wordt gebruikt door het merendeel van de bachelorstudenten van Drake, herbergt de speciale collecties en archieven van de universiteit en fungeert als een Federal Depository-bibliotheek.
In 2021 kreeg de Cowles Library te maken met bezuinigingen op personeel en budget, waardoor de overgebleven medewerkers nieuwe manieren moesten vinden om de hoge servicekwaliteit te behouden. “We hadden geen fulltimefunctie meer die zich specifiek richtte op het verwerken van IBL-aanvragen. Maar door deel te nemen aan het Express digital delivery-programma van OCLC hebben we een manier gevonden om ons hoge niveau van klantenservice te behouden", zegt Joanna Stankiewicz, Hoofd Toegangsdiensten.
Samenwerken om een uitzonderlijke servicekwaliteit te behouden
Vóór deze bezuinigingen waren medewerkers, studenten en docenten gewend aan snelle doorlooptijden omdat er één teamlid exclusief verantwoordelijk was voor de verwerking van IBL-aanvragen. Maar om verder te kunnen zonder die specifieke functie, was er veel verandermanagement nodig.
“Eerst hebben we ons IBL-werkproces volledig geëvalueerd”, legt Joanna uit. “We hebben onze vorige processen afgebroken en compleet opnieuw opgebouwd. We zijn overgestapt op Tipasa en hebben vervolgens automatiseringen opgezet, waarbij we erop vertrouwen dat het systeem het werk voor ons doet. Dit heeft ons zoveel tijd bespaard.”
Door deel te nemen aan het Express-programma van OCLC en de IBL-taken te verdelen over meerdere teamleden, heeft de bibliotheek haar werkprocessen voor het verwerken van IBL-aanvragen geherstructureerd.
“We hebben onze vorige processen afgebroken en compleet opnieuw opgebouwd. We zijn overgestapt op Tipasa en hebben vervolgens automatiseringen opgezet, waarbij we erop vertrouwen dat het systeem het werk voor ons doet. Dit heeft ons zoveel tijd bespaard.”
"We verdelen de verantwoordelijkheden voor IBL over twee bibliothecarissen", zegt Joanna. “We hebben ook drie studenten opgeleid en alle vier de bibliothecarissen binnen Toegangsdiensten een gerichte opleiding gegeven. Door de reorganisatie is ons team in staat om onze werklast beter te beheren en tegelijkertijd een hoge kwaliteit van service te bieden.”
Met behulp van een gezamenlijke aanpak ontwikkelde het team van de afdeling Toegangsdiensten een nieuwe IBL-strategie en werkte de functiebeschrijvingen bij om de nieuwe verantwoordelijkheden mee te nemen. Zo werd een duurzaam servicemodel mogelijk.
Verbeter doorlooptijden middels automatisering en gestroomlijnde werkprocessen
Voor Joanna was het belangrijk om de decaan ervan te overtuigen dat deelname aan het Express-programma niet alleen gratis was, maar ook grote voordelen zou opleveren voor bibliotheekmedewerkers, studenten en docenten.
"Door lid te worden van het Express-programma en automatiseringsfuncties te implementeren, konden we een duurzaam werkproces opzetten waarmee we consequent aan de verwachtingen van onze gebruikers kunnen voldoen", zegt Joanna. "Het bracht stabiliteit en hielp ons te laten zien dat we veerkrachtig kunnen blijven, zelfs in moeilijke situaties."
Sinds de bibliotheek lid is geworden van Express bedraagt de gemiddelde doorlooptijd voor uitleenaanvragen 18 uur. Dit is een aanzienlijke verbetering ten opzichte van het eerdere gemiddelde van 30 uur.
“Bij Express is er echt sprake van een wederkerige relatie”, gaat Joanna verder. “We verwerken aanvragen sneller en ontvangen items zelf ook sneller. Sinds we een Express-bibliotheek zijn geworden, verwerken we de itemaanvragen van onze studenten en docenten gemiddeld binnen 14,75 uur. Dat is 32 uur sneller dan voorheen. Dat is behoorlijk indrukwekkend.”
Binnen het team worden IBL-aanvragen afgehandeld door wie ook maar beschikbaar is, waardoor de Cowles Library haar werkzaamheden ondanks de personeelstekorten efficiënt kan uitvoeren. "We hebben onze ervaring met Express en IBL afgestemd op de unieke situatie van ons team en de resultaten zijn buitengewoon positief. We hopen dat onze aanpak anderen helpt die zich in een soortgelijke situatie bevinden", aldus Joanna.
Locatie
- Des Moines, Iowa, VS
- Grootste particuliere academische bibliotheek in Iowa
- 4.500+ studenten
- Uitgebreide fysieke en digitale collecties, waaronder tijdschriften, e-books en onderzoeksdatabases
Gerelateerde verhalen

Creëer snellere, efficiëntere werkprocessen voor het delen van bronnen
Ontdek hoe Jessup University Library de doorlooptijden met ruim 35 uur heeft verkort, de aanvraagcapaciteit voor medewerkers heeft vergroot en levering aan gebruikers heeft versneld.

Leenaanvragen zo snel mogelijk beantwoorden
Hoe bibliotheken kunnen voldoen aan de verwachtingen van gebruikers, dankzij de functionaliteit voor het slim en snel beantwoorden van leenaanvragen in alle IBL-services van OCLC.