Versnel het inventariseren met technologie die in uw hand past

Laura Edwards, de Discovery and Access Team Leader bij de Eastern Kentucky University (EKU) Libraries, en haar team begonnen “een uitgebreide inventaris op te maken van onze collectie toen we enkele jaren geleden WorldShare^® [Management Services] implementeerden.” Aangezien de mobiele Digby^®-app nog niet beschikbaar was, begonnen zij het project “boven in de kasten met een laptop en het scannen van de banden. Er was veel vertraging, traagheid. [De applicatie Circulation alleen] was gewoon heel onhandig om in de kasten te moeten gebruiken.”  

De mobiele Digby-app is ontworpen voor bibliotheken met WorldShare Management Services (WMS) om bibliotheekmedewerkers te helpen veelvoorkomende taken zoals inventariseren en terugplaatsen van items efficiënter uit te voeren. Toen de EKU-bibliotheek Digby eenmaal in gebruik had genomen, waren de medewerkers in staat om met de inventarisfunctie het project productiever voort te zetten. Laura legt uit dat “het prettige aan de inventarismodus van Digby is dat deze net voldoende informatie heeft, met de titel, barcode, aanvraagnummer en kastlocatie precies voor je wanneer je inventariseert.” 

Nu scannen catalogiserende medewerkers van de EKU eenvoudig de barcodes in de boeken met behulp van een Bluetooth-scanner en een iPad. "We hebben de inventaris van onze boeken op de vierde verdieping voltooid. En dit is echt versneld door de uitrol van de inventarisfunctie in Digby", zegt Laura.

Ze legt uit dat de catalogiserende medewerkers het project met zijn tweeën werkend waren gestart omdat de ene persoon de applicatie Circulation op de laptop moest controleren terwijl de andere persoon de materialen scande, omdat de applicatie soms de scansnelheid niet kon bijhouden. "Nu we Digby op een apparaat hebben, is het misschien niet meer nodig" om meerdere mensen eraan te laten werken. Digby houdt ook het laatste geïnventariseerde item bij, zodat het gemakkelijk is om het werk tussen medewerkers door te geven of mensen tegelijkertijd verschillende secties te laten inventariseren.

Van Digby krijg je ook een waarschuwing als je iets scant dat de status van in-transit heeft, wat handig is", zegt Laura. "Als ze dat bericht krijgen, kunnen ze meteen naar dat item in de Digby-app gaan." Digby maakt gelijk melding van vermiste items, items die bij de verkeerde vestiging staan, items die openstaande reserveringen honoreren of items waarmee nog iets moet gebeuren. Laura voegt eraan toe dat de "functie voor meldingen en geluiden in de Digby-app het nuttigst was voor ons. Wanneer je enorm veel materiaal scant met een gekoppelde scanner, hoef je het scherm niet in de gaten te houden, omdat Digby je via geluid of trillingen waarschuwt als er een probleem opduikt."

Omdat ze zo'n grote collectie hebben, was dit de eerste uitgebreide inventaris van EKU-bibliotheken in een lange tijd en de medewerkers van de EKU-bibliotheken konden vanwege Digby hun inventarisatieproject in een veel sneller tempo voortzetten dan ze aanvankelijk voor mogelijk hadden gehouden. Hierdoor hebben EKU-bibliotheekmedewerkers meer tijd om bibliotheekgebruikers op directere en persoonlijkere manieren van dienst te zijn.

Locatie

• Richmond, Kentucky, Verenigde Staten

Bibliotheek in een oogopslag

• Ondersteunt een universiteit met studenten uit alle 50 staten en 36 landen, waarvan meer dan de helft studenten van de eerste generatie of studenten met een laag inkomen zijn
• Helpt elk jaar via bibliotheekinstructiesessies tienduizenden studenten
• Onderhoudt drie bibliotheekvestigingen