Sneller etiketten afdrukken met een eenvoudige aanpassing

Jessica Kruppa maakt als de enige bibliothecaris voor technische diensten bij Gateway Seminary Libraries veel gebruik van WorldShare^® Record Manager, dat zij afnemen naast WorldShare Management Services (WMS) en OCLC Cataloging and Metadata Subscription. Zij is verantwoordelijk voor “alles in WorldShare Record Manager, van het maken van nieuwe bibliografische records tot het afdrukken van etiketten met signaturen," vertelt ze. “Dat betekent dat ik een werkproces heb waarbij ik zo min mogelijk keer een boek moet pakken of tussen tabbladen of modules moet schakelen in WMS.”

Toen ze voor de bibliotheek ging werken, bleek die al in bezit van stapels van "een zeer specifiek soort etiketten ... die net uniek genoeg waren om er niet mee te kunnen werken... Vanuit WMS kon ik niet direct een afdruktaak geven, omdat de signaturen dan werden afgekapt.” Dit kwam volgens haar doordat de “standaardinstelling verwacht dat alle etiketten 2,5 cm breed zijn en direct aansluiten op het volgende etiket. Voor mijn etiketten gold dat alleen niet.”

Dankzij updates van Record Manager "kan elk etiket nu echter afzonderlijk worden aangepast en kunnen specifieke instellingen voor etiketten worden geconfigureerd. Nu deze instelling is aangepast, ben ik verlost van mijn grootste problemen met de etiketten. Mijn signaturen worden nu allemaal hetzelfde afgedrukt.”

Om geen dure etiketten te verspillen, maakte Jessica een etikettensjabloon in Microsoft Word. Daarna testte ze verschillende instellingen in WMS en drukte steeds opnieuw testpagina's af. Ze raadt ook aan de optie 'Passend maken' te gebruiken en de afdrukken te testen met deze optie in- of uitgeschakeld. “Het grootste voordeel van deze update is dat het suffix niet helemaal onderaan op het etiket staat als ik slechts drie van de zeven beschikbare regels gebruik,” aldus Jessica.

Als gevolg van deze verbeteringen, is Jessica nu minder tijd kwijt aan het afdrukken van rugetiketten voor boeken. “Dankzij de nieuwe functies zijn herhalende en handmatige taken nu geautomatiseerd en hoef ik de etiketinstellingen niet steeds opnieuw aan te passen. Hiermee bespaar ik veel tijd, waardoor ik meer aandacht kan besteden aan bestaande en lopende projecten”.

Jessica is blij dat “de functie voor het afdrukken van etiketten zo is verbeterd. Met het nieuwe proces kan ik nauwkeuriger werken, kost het me aanzienlijk minder tijd per etiket, en houd ik meer tijd over voor andere dagelijkse taken. Bovendien kost het hele proces me nu een stuk minder frustratie. Ik weet dat de catalogiseerder na mij geen nieuwe etiketten hoeft te maken voor honderden boeken die verkeerd staan door een domme spelfout.”

Gebruikt u Record Manager al? Word lid van het OCLC Community Center en luister hoe Jessica het proces voor het afdrukken van etiketten nader toelicht.

Locatie

• Los Angeles, Californië

Bibliotheek in een oogopslag

• Ondersteunt een van de tien grootste seminaries in de Verenigde Staten
• Biedt toegang tot meer dan 230.000 items, waaronder 70.000 e-journals en 35.000 e-books
• Onderhoudt vijf bibliotheken in het westen van de Verenigde Staten