Verras bibliotheekgebruikers door hun leenervaring te transformeren

Toen het bibliotheekpersoneel van de University of Gloucestershire overstapte naar WorldShare^® Management Services (WMS), ontdekten ze dat hun nieuwe WorldShare Interlibrary Loan (ILL)-service soepeler werkte bij het zoeken en verspreiden van catalogi dan mogelijk was met hun vorige systeem. "Ik realiseer me nu hoeveel tijd we hadden kunnen besparen", zegt Debs Jones-Davis, IBL-medewerker.

Hoewel Debs enorm blij was met deze verbeteringen, vroeg ze zich af of het nog beter kon. Ze richtte haar aandacht op Tipasa^®, het IBL-beheersysteem van OCLC, en zag wat een waardevolle toevoeging dit zou zijn. Met Tipasa kon de bibliotheek een veel groter aantal aanvragen verwerken en tegelijkertijd een nog betere gebruikerservaring bieden.

Met WMS op zijn plaats bleek het opzetten van Tipasa eenvoudig. "Het implementatieteam van OCLC zette de stappen uiteen in een duidelijk kalenderformaat, en het was gemakkelijk om ze door te werken", aldus Debs. "Het verliep allemaal heel vlot."

Met WMS en Tipasa samen heeft de University of Gloucestershire meer dan twee keer zoveel IBL-aanvragen. "Tot onze verbazing heeft dit niet geleid tot een stijging van de IBL-kosten, en we hebben zelfs kostenbesparingen gerealiseerd met Tipasa", aldus Debs. "Toen we Tipasa gingen gebruiken om meer te lenen bij andere bibliotheken, begonnen de kosten lager te worden."

Internationaal lenen heeft het scala aan bronnen dat beschikbaar is voor bibliotheekgebruikers veranderd. "We hadden nog nooit van buiten het VK geleend omdat ons systeem dat niet toestond", zegt Debs, "maar Tipasa maakt internationaal lenen zo eenvoudig. We kunnen nu beslist sneller aanvragen honoreren."

Tipasa heeft zowel docenten als studenten blij gemaakt met de verbeterde IBL-ervaring. "Het kunnen bekijken van hun IBL-account was de belangrijkste doorbraak", zegt Debs. "Ze kunnen al hun huidige IBL's zien, wat ze in het verleden hebben aangevraagd en wanneer items terug moeten komen."

Met een reeks handige functies voor bibliotheekmedewerkers is de tijd die per transactie wordt besteed veel lager, ondanks het grotere aantal IBL-aanvragen, en door te lenen bij andere bibliotheken zijn de kosten verlaagd. Debs concludeert: "Het is echt een goede setup en verdere updates gaan voor nog meer verbeteringen zorgen."

Bibliotheek in een oogopslag

• Ondersteunt een in 1847 opgericht onderwijsinstituut dat in 2001 de universitaire status verwierf
• Deel van een universiteit die de student centraal stelt en die persoonlijke ondersteuning opbouwt in elke stap van het leertraject
• Ondersteunt het onderzoek van de universiteit, waarvan 44% is geclassificeerd als toonaangevend of internationaal uitstekend door het UK Research Excellence Framework (REF)