Geef personeel meer tijd en gebruikers meer resources

Een paar jaar geleden besloot het bibliotheekpersoneel van de Huachiew Chalermprakiet University dat het tijd was om hun behoeften voor een bibliotheeksysteem opnieuw te beoordelen. “We hebben al onze bibliotheekbehoeften geanalyseerd en in kaart gebracht welke uitdagingen er zijn en hoe we onze klanten het beste van dienst kunnen zijn. We realiseerden ons dat we een nieuw bibliotheekbeheersysteem nodig hadden om te kunnen voldoen aan toekomstige vereisten en om te kunnen gaan met de beperkingen waarmee de bibliotheek wordt geconfronteerd door een gebrek aan personeel en budget”, zegt Supaporn Chaithammapakorn, bibliotheekdirecteur aan de Huachiew Chalermprakiet University. “Vergeleken met ons vorige bibliotheeksysteem heeft WorldShare^® Management Services (WMS) echt een bijdrage geleverd aan het vereenvoudigen van onze werkprocessen en het efficiënter maken van onze routinetaken. Het bevat zo veel geweldige functies.”

De introductie van een nieuw systeem kan moeilijk zijn, maar Supaporn werkte samen met OCLC om de overgang voor haar personeel zo soepel mogelijk te laten verlopen. "Aanvankelijk waren er enkele taalproblemen, omdat er in WMS technische termen werden gebruikt die anders waren dan wat onze medewerkers gewend waren", legt ze uit. "Maar met ondersteuning van het WMS-implementatieteam werd dit probleem snel verholpen." Ook na de implementatie kreeg de bibliotheek hulp van AMS, de Thaise partner van OCLC. "Na de training ter plaatse en nadat we live waren gegaan, namen onze medewerkers deel aan een programma voor kennisbeheer van bibliotheken, waarmee we een goed begrip van het systeem hebben gekregen", verklaart ze.

Zowel studenten als docenten hebben Supaporn positieve feedback gegeven, met name omdat ze nu niet alleen toegang hebben tot de resources van de Huachiew Chalermprakiet University zelf, maar ook tot de resources van andere bibliotheken over de hele wereld. Via WorldShare Interlibrary Loan kan de bibliotheek meer resources ter beschikking stellen aan de gebruikers door deze te lenen van andere instellingen, en wordt tevens een kostenbesparing voor de bibliotheek gerealiseerd. Supaporn voegt daaraan toe: “De gebruikers moeten nog een beetje wennen aan de werkwijze met één zoekopdracht. We proberen dit in onze bibliotheek te promoten door er bekendheid aan te geven via de website, sociale media en via mond-tot-mondreclame.”

De grootste positieve verandering voor Supaporn en haar bibliotheek is de nieuwe verbinding met WMS-bibliotheken over de hele wereld om gegevens, werk en resources te delen. “Het concept 'delen' vormt een groot onderdeel van WMS. Het delen van resources, gegevens en catalogi heeft ertoe bijgedragen dat zowel ons budget als de bestede tijd aanzienlijk zijn verminderd", concludeert ze.

Locatie

• Chang Wat Samut Prakan, Thailand

Bibliotheek in een oogopslag

• Opgericht door de grootste Chinese liefdadigheidsorganisatie in de Thaise samenleving, de Poh Tek Sieng Tung Overseas Chinese Foundation.
• Ondersteunt een van de meest toonaangevende universiteiten in gezondheidswetenschappen en Chinese studies van Thailand onder het motto 'studeren om de samenleving van dienst te zijn'.
• Bevat 320.000 werken.