Migreer naadloos en efficiënt naar een gehoste oplossing voor toegang tot digitale bronnen

Het Institut Catholique de Paris (ICP), opgericht in 1875, is een prestigieuze particuliere universiteit die bekendstaat om haar brede aanbod aan geesteswetenschappelijke opleidingen. Met vijf bibliotheken met meer dan 700.000 items en 10.000 studenten was het voor het ICP van cruciaal belang om te beschikken over een betrouwbaar, veilig en efficiënt systeem om de toegang tot hun digitale bronnen te beheren, vooral toen ze hoorden dat hun vorige oplossing niet langer ondersteund zou worden.

Toen de afdelingen Bibliotheek en Informatie en Digitale Systemen van het ICP moesten kiezen tussen een gehoste of lokale oplossing, onderzochten ze de voordelen van beide oplossingen voor toegang tot digitale bronnen. De keuze werd al snel duidelijk: "De gehoste EZproxy-optie biedt aanzienlijke efficiëntie en vermindert de behoefte aan gespecialiseerde interne training, wat resulteert in aanzienlijke besparingen qua tijd en middelen", aldus Véronique Plaut, IT-projectmanager bibliotheek bij het Institut Catholique de Paris.

Gehoste EZproxy biedt één enkele verbinding met alle digitale bronnen, waardoor de vertrouwelijkheid van de gebruiker wordt beschermd en gebruiksgemak wordt gegarandeerd, ongeacht waar of wanneer gebruikers toegang tot bronnen nodig hebben. Die ene verbinding is ook gunstig voor bibliotheekmedewerkers, studenten, docenten en beheerders, omdat ze meer controle hebben over hun bronnen.

Soepele overgang in zes weken

Het implementatieteam van OCLC hanteert een gestandaardiseerd stapsgewijs migratieproces om ervoor te zorgen dat bibliotheken snel en betrouwbaar kunnen overstappen van een lokale oplossing naar gehoste EZproxy. Zo ook voor het ICP — alles was gedetailleerd, grondig en attent.

“Het overgangsproces verliep heel soepel en begon met een gedetailleerde implementatievragenlijst van 21 vragen om onze specifieke behoeften te begrijpen. Deze voorbereiding zorgde voor een soepel implementatie- en aanpassingsproces. De eerste kick-off meeting en de daaropvolgende configuratie verliepen goed georganiseerd en efficiënt. De volledige implementatie, inclusief configuratie en testen, duurde slechts zes weken”, aldus Plaut.

Hoewel geen enkele implementatie hetzelfde is, levert het team van OCLC regelmatig binnen vier weken na de start een reeks testdoelen aan instellingen. Zodra de test begint, kan de bibliotheek bepalen hoe snel en hoe lang het duurt voordat deze is voltooid.

"Het implementatieteam zorgt ervoor dat ze altijd beschikbaar zijn om vragen van bibliotheekmedewerkers te beantwoorden en hen te begeleiden. Het OCLC-team is erg begripvol en communiceert effectief, waardoor de interacties soepel verlopen en taalbarrières tot een minimum worden beperkt”, zei Plaut.

Betrouwbare toegang en verbeterde efficiëntie

Sinds de soepele implementatie heeft de gehoste EZproxy-oplossing bewezen zeer betrouwbaar te zijn, waardoor serviceonderbrekingen en frustraties bij gebruikers nu vrijwel tot het verleden behoren. “Dit is erg belangrijk voor onze studenten, docenten en onderzoekers, die, als er iets misgaat, doorgaans afhaken”, aldus Plaut. “We zijn erg blij dat er geen onderbrekingen zijn, wat volgens ons leidt tot toegenomen gebruik van de databases omdat ze betrouwbaarder zijn.”

Locatie

• Parijs, Frankrijk

Bibliotheek in een oogopslag

• Bestaat uit vijf bibliotheken, waarvan sommige gespecialiseerd zijn in de Bijbel, het Midden-Oosten en canoniekrechtelijke studies
• Bedient een populatie van 10.000 studenten
• Bevat meer dan 700.000 bronnen