Creëer snellere, efficiëntere werkprocessen voor het delen van bronnen

Vóór 2023 hanteerde Jessup University een complex werkproces voor interbibliothecair leenverkeer. Het was afhankelijk van verschillende platforms en vereiste veel handmatige invoer van aanvragen. Als reactie op personeelsverloop en te complexe processen besloten bibliotheekmedewerkers om hun volledige IBL-werkproces opnieuw te ontwerpen. Hun doel was om in aanmerking te komen voor het Express digital delivery-programma van OCLC, dat uitzonderlijk snelle uitwisseling van digitale bronnen mogelijk maakt tussen een selecte groep bibliotheken die gebruikmaken van de IBL-diensten van OCLC. Om dit doel te bereiken, moest het team echter de doorlooptijden van het leenverkeer aanzienlijk verbeteren.

Snelle levering met behulp van de nieuwste WorldShare ILL-functies

In januari 2023 heeft het IBL-team haar volledige werkproces opnieuw opgebouwd op basis van de nieuwste functies van WorldShare ILL. Voor het uitlenen van bronnen integreerde het team de seriële collecties met behulp van WorldShare Collection Manager, waardoor IBL-medewerkers de meeste artikelaanvragen met één of twee klikken konden verwerken. Voor lenen configureerde en implementeerde het team het WorldShare OpenURL-aanvraagformulier. Dit biedt studenten één betrouwbaar toegangspunt om items aan te vragen.

In de daaropvolgende maanden testte en verfijnde het bibliotheekteam de aangepaste collectiegroepen en zette werkprocessen op via de Automated Request Manager (ARM) om het proces van het samenstellen van slimme kandidatenlijsten te automatiseren. Ze zijn ook begonnen met het verwerken van alle leenaanvragen via WorldShare ILL, in plaats van via hun andere IBL-platform, om de doorlooptijd nog verder te verkorten. Ze zorgden er ook voor dat uitleenaanvragen voor gedrukte materialen in realtime beschikbaar zijn. Dit stelt de medewerkers van Jessup University Library in staat om alleen uitleenaanvragen te zien die ze daadwerkelijk kunnen afhandelen met de items die in hun schappen staan. Dankzij deze verbeteringen besparen medewerkers kostbare tijd en kunnen ze zich richten op het bieden van een eersteklas bibliotheekervaring aan hun gebruikers. "Door ons volledige IBL-werkproces opnieuw op te bouwen, konden we onze capaciteit om aanvragen te verwerken drastisch vergroten en onze doorlooptijden aanzienlijk verkorten. Het maakte IBL eenvoudiger, wat vervolgens onze output met bijna 30% deed toenemen voor lenen en met iets meer dan 20% voor uitlenen.” zegt Michael Kares, Electronic Resources Librarian.

Bespaar tijd en verwerk aanvragen snel

Begin 2023 kwalificeerde Jessup zich voor het Express-programma, waardoor het IBL-team leenaanvragen nog sneller kan verwerken. Ook de doorlooptijden van uitleenaanvragen liggen nog steeds ver onder het niveau dat nodig is om in aanmerking te blijven komen voor Express: gemiddeld 18 uur of minder. Het afgelopen jaar hebben medewerkers dat tempo aangehouden. "Dankzij de implementatie van de nieuwste WorldShare ILL-functies daalden de doorlooptijden voor het uitlenen van exemplaren van onze bibliotheek van 45,25 uur in 2022 naar 9,75 uur in 2024", zegt Michael.

Jessup houdt tevens haar IBL-kosten onder controle door deel te nemen aan de LVIS-groep (Libraries Very Interest in Sharing), een wederzijdse deelgroep waarvan ze al jaren lid zijn. Met dit lidmaatschap, gecombineerd met het Express-programma dat zonder extra kosten beschikbaar is, kan de bibliotheek haar IBL-uitgaven beter beheersen. "We hebben dit allemaal bereikt met slechts één medewerker die toezicht houdt op ons IBL", aldus Michael. “Ik verwacht dat onze doorlooptijden begin 2025 nog korter zullen zijn, zodra we studenten inschakelen om ons te helpen.”

Locatie

• Rocklin, Californië, USA
  

Bibliotheek in een oogopslag

• Nationaal beoordeelde Christelijke universiteit met meer dan 1.800 studenten
• Hoofdcampus in Rocklin (Californië), met extra campussen in San Jose (Californië), Portland (Oregon) en online
• 70 bachelor- en masteropleidingen, met certificaat- en doctoraatsprogramma's