Samenwerking en consistentie verbeteren

Samen met 15 andere bibliotheken bedient de Mannix Library in East Melbourne, Victoria, Australië, de docenten, medewerkers en studenten van het Catholic Theological College en de bredere University of Divinity-gemeenschap. Historisch gezien hadden deze bibliotheken elk hun eigen bibliotheekbeheersystemen (LMS'en) met dubbel werk en incompatibele werkprocessen als gevolg. Kerrie Burn, bibliotheekmanager, wilde upgraden naar een systeem dat, in haar woorden, "... meerdere bibliotheken kon helpen hetzelfde systeem te delen, processen te stroomlijnen en betere ervaringen te bieden voor bibliotheekmedewerkers, studenten en onderzoekers."

WorldShare^® Management Services (WMS) bood een holistische oplossing die de toegang vereenvoudigde en de gebruikerservaring in verschillende bibliotheken in het systeem verrijkte. Het sloot ook functioneel aan bij de visie van de universiteit op meer integratie en samenwerking. Bovendien is de samenwerking tussen bibliotheken en OCLC uitgebreid. Volgens Kerrie: "OCLC heeft ons een geïntegreerde oplossing geboden die alle standaard LMS-functionaliteit omvatte, evenals een detectielaag, een authenticatiesysteem en de mogelijkheid om digitale collecties te presenteren. Het niveau van naleving van de normen van OCLC en de integratie met Libraries Australia waren ook belangrijke factoren bij onze beslissing."

Op basis van eerdere projecten ging het team van Kerrie met vertrouwen de implementatiefase in. "We hadden regelmatig vergaderingen met OCLC-medewerkers en medewerkers van alle bibliotheken", zegt ze, "wat betekende dat we tijdens het hele implementatieproces allemaal samenwerkten." Deze positieve werkrelatie had veel voordelen. Zoals de manier waarop OCLC-medewerkers de verschillende bibliotheken die bij de implementatie betrokken waren aanmoedigden om samen hun beleid te beoordelen. Dit resulteerde in beslissingen om de consistentie te vergroten tussen de vier bibliotheken die aanvankelijk waren overgestapt op WMS, inclusief het toepassen van dezelfde terminologie voor vergelijkbare collecties en het benaderen van het project met het uiteindelijke doel om een consistentere en beter gestroomlijnde gebruikerservaring te creëren.

En eenmaal geïmplementeerd, kwamen er onmiddellijk collectieve voordelen naar voren. Zo worden alle studentgegevens nu één keer geladen in plaats van meerdere keren voor elke bibliotheek. Reservering van lesmateriaal en itembeschikbaarheid werken nu in alle vier de deelnemende bibliotheken, wat een eenvoudige manier biedt om bibliotheekmaterialen te koppelen aan het leerbeheersysteem van de universiteit. En omdat WMS is gebouwd op WorldCat^®, kunnen gebruikers bronnen vinden in aanvullende plaatselijke, provinciale, landelijke en internationale instellingen, allemaal op één plek. Medewerkers van de technische dienst bij Mannix waren ook enthousiast over het stroomlijnen van statistieken, waaronder uitleningsgegevens, COUNTER-gegevens voor e-books en e-journals, en clustering van edities/materiaalsoorten voor hulp bij het ontwikkelen van collecties.

Hoewel een groot deel van de implementatie plaatsvond tijdens COVID-19-beperkingen, was de mogelijkheid om het project op afstand te realiseren achteraf een voordeel. "We hebben echt genoten van de persoonlijke ontmoeting met OCLC-medewerkers wanneer dat mogelijk was", besluit Kerrie. "Maar aangezien we van plan zijn om nog meer van onze theologische bibliotheken aan boord te krijgen met WMS, zal de mogelijkheid om zoveel van dat werk op afstand te doen een echte tijdsbesparing opleveren."

Locatie

• East Melbourne, Victoria, Australië

Overzicht van deze bibliotheek

• Opgericht in 1923 als onderdeel van Corpus Christi College, Melbourne, het provinciale seminarie voor de katholieke bisdommen van Victoria en Tasmanië
• Een van de 16 theologische bibliotheken die de University of Divinity bedienen
• Gehuisvest in een gebouw dat is ontworpen door de bekroonde Gregory Burgess Architects
• Bevat speciale collecties met zeldzame boeken zoals werken en incunabelen van vóór 1800, een collectie Katholiek erfgoed, een collectie Hibernica (Ierse geschiedenis en literatuur), een collectie Ridders van Malta en een collectie Wetenschap en religie van ISCAST