Precies de juiste bronnen vinden en aanvragen bij bibliotheken in de buurt of ver weg

Massachusetts Library System (MLS) is een door de staat gesteund samenwerkingsverband dat de betrekkingen bevordert tussen 1600 uiteenlopende soorten bibliotheken in de staat Massachusetts. Een van de diensten die MLS biedt aan deze bibliotheken, is interbibliothecair lenen (IBL). Het is echter soms best moeilijk om precies het juiste item te vinden. "Van alle tools van OCLC is FirstSearch^® de beste om precies te vinden wat je zoekt", vertelt Sue Kaler, voormalig IBL-manager bij MLS en de voorgaande organisaties. "De meeste bibliotheken in ons samenwerkingsverband hebben een eigen inlog voor FirstSearch", vertelt Sue. Hierdoor kunnen ze heel eenvoudig zelf items aanvragen via MLS. "Bovenaan de pagina staat een klein IBL-pictogram. Daar hoeven ze alleen maar op te klikken en op Verzenden te drukken." IBL-aanvragen die via FirstSearch worden ingediend, bevatten nauwkeurige informatie uit de WorldCat-database, wat personeel bij uitlenende instanties tijd bespaart.

Jean Williams, informatieprofessional bij de Cary Memorial Library in Lexington, Massachusetts, vertelt dat in haar bibliotheek, “veel van de interbibliothecaire leenaanvragen beginnen als informatieverzoeken. We hebben aan de informatiebalie een bladwijzer aangemaakt voor FirstSearch.” Bij Cary Memorial Library wordt FirstSearch door medewerkers van verschillende afdelingen gebruikt. “Zo gebruikt onze catalogiseerder het, omdat het zo belangrijk is voor haar werk dat ze het catalogusrecord met de beste en meest volledige informatie linkt,” vertelt Jean. Daarnaast gebruikt de medewerker verantwoordelijk voor de acquisitie FirstSearch om donaties te verwerken voor nieuwe collecties in vreemde talen. Er is een grote groep Chinezen in Lexington, dus de bibliotheekmedewerker Chinese talen is altijd op zoek naar nieuw bronnenmateriaal in het Chinees voor hen. “Zij is vooral te spreken over de ISBN-toegang die FirstSearch biedt, omdat het de snelste en makkelijkste manier is om binnen te komen,” vertelt Jean.

Sue en Jean maken al jaren gebruik van FirstSearch en het heeft ze al vele zeldzame bronnen helpen vinden. Jean herinnert zich een specifiek verzoek voor een zeldzaam item. Het was nog in de tijd van kortegolfradio's, "toen men elkaars uitzendingen nog kon ontvangen en iedereen zijn eigen stempel had en die aan ham-zendamateurs konden versturen. Deze radiostempels zijn in albums samengebracht en er was een bibliotheek die er zo een had en ook wilde delen.”

Zonder FirstSearch, vervolgt Jean, “Zou je veel meer werk moeten doen om precies dat item te vinden dat zich leent voor interbibliothecair leenverkeer. Het kan wel, maar het kost wel heel veel gesprekken over en weer. Daar zitten we niet op te wachten. We willen efficiëntie.” Voor een dergelijk groot interbibliothecair leensysteem is de efficiency van FirstSearch wat de doorslag geeft. “Als je het mij vraagt, is FirstSearch een van de beste producten van OCLC,” lacht ze, “en ik ben blij dat het nog steeds bestaat.”

Bibliotheek in een oogopslag

• Verzorgt services aan circa 1.600 bibliotheken van elk type en formaat in de staat Massachusetts
• Biedt toegang tot databases met online artikelen uit onder meer magazines, tijdschriften, kranten en naslagwerken voor bibliotheekgebruikers van alle leeftijden
• Biedt doorlopend cursussen en workshops voor bibliotheekmedewerkers, evenals opleidingslocaties in het Gemenebest
• Verstuurt jaarlijks 14 tot 15 miljoen items tussen de bibliotheken in Massachusetts