Deel werk, collecties en kennis binnen en buiten de instelling

McGill Library maakt al jaren gebruik van de services van OCLC, waaronder Contract Cataloging. Maar de medewerkers raakten gefrustreerd door het dubbele werk dat ze moesten doen om records in hun klassieke catalogus bij te houden, vooral voor elektronisch bronnenmateriaal. Als lid van het Bureau de coopération interuniversitaire (BCI), een coalitie van universiteiten in Québec, ging McGill op zoek naar een nieuw bibliotheeksysteem dat aan de behoeften van de groep kon voldoen. "Iedereen kwam bij elkaar bij McGill en we besloten dat we erg te spreken waren over de mogelijkheden van [WorldShare^® Management Services (WMS)]", aldus Joseph Hafner, Associate Dean of Collection Services bij McGill. "Wij hadden prettige ervaringen en het leek ons dat dit de beste keuze voor ons was."

De rest van het Québec University Library Partnership koos in maart 2019 als groep voor WMS en McGill ging in mei 2019, precies op schema, live met WMS. "Het bleek voor [de rest van de groep] ook een goede keuze te zijn," aldus Joseph. "Veel collega's in Québec catalogiseren in het Frans ... en OCLC had een aantal interessante manieren om hen te helpen met Franse standaard namenlijsten." Doordat we dezelfde catalogus delen binnen de BCI, krijgen studenten en docenten van al deze instellingen snel toegang tot de informatie die ze nodig hebben, waaronder elektronisch bronnenmateriaal. “Eén bibliotheek maakt een origineel record in OCLC [WorldCat^®] en andere mensen kunnen hiervan profiteren. Datzelfde principe werkt in de knowledge base," zegt hij. "Je kunt dus samenwerken met je consortiumpartners, maar ook met mensen met wie je niet in hetzelfde consortium zit." Bibliotheken delen ook open access-collecties, "dus het is een goede tool als je open content aan je collectie wilt toevoegen en die vindbaar wilt maken."

“OCLC deed het geweldig bij het vinden van antwoorden op onze specifieke vragen in onze McGill-context. En als ze het niet wisten, kwamen ze bij ons terug. En dat helpt echt om mensen gerust te stellen."

Katherine Hanz, Head of Lending and Access Services, McGill Library

Om WMS te implementeren, migreerde McGill 85.436 gebruikers, 64.346 uitleningen en ongeveer 4 miljoen items. En toch, zoals Head of Lending and Access Services Katherine Hanz uitlegt: "Het werkte precies zoals gepland, en er waren geen problemen." Naast toegewijd personeel en OCLC-ondersteuning, spreekt Katherine lof uit over de OCLC-sandbox als hulp bij de migratie. “Het was erg belangrijk voor ons om een testexemplaar te hebben om mee te werken. En ik denk dat dit een van de dingen was die ons echt hebben geholpen bij een soepele overgang of een soepele migratie naar WMS.” Clara Turp, Discovery Systems Librarian, merkt op: "Een migratie is een geweldige kans om dingen te stroomlijnen en te heroverwegen", en de sandbox hielp bibliotheekmedewerkers om voor de lancering nieuwe beleidsregels en procedures uit te proberen, waardoor ze tijd hadden om zich aan te passen. "Zelfs als alles goed werkt, is het nog steeds een grote verandering", zegt Katherine.

De mogelijkheid om werkprocessen aan te passen en deze binnen de instelling te delen, is een welkome verandering voor McGill-medewerkers. WMS is een "echt een geweldige tool voor het verhelpen van problemen en voor het vinden van creatieve oplossingen voor verschillende problemen", aldus Clara. "Dankzij de API's konden we aanpassingen doorvoeren ... bijvoorbeeld door een webformulier te bouwen waarmee gebruikersrecords in WMS worden gemaakt." Op deze manier wordt het werk gedeeld onder de medewerkers en “is het niet één persoon die alle kennis heeft. Ik vind het prettig dat andere mensen rapporten kunnen uitvoeren, toegang hebben tot de serviceconfiguratie en geen programmeervaardigheden of zo nodig hebben. Dat maakt het een heel democratisch systeem.'

Over het algemeen stellen McGill-medewerkers het op prijs dat ze hun processen en services hebben kunnen verbeteren terwijl ze hun relatie met OCLC hebben uitgebreid. "OCLC zet zich in voor bibliotheken, is een organisatie zonder winstoogmerk en werkt samen met bibliotheken over de hele wereld", zegt Joseph. "Ze zijn een goede partner voor ons om de dingen te kunnen doen die we moeten doen." Met de ontwikkeling en verbeteringen van WMS in het bijzonder: "OCLC doet wat we zouden doen als we het systeem zelf zouden uitvinden, maar we hebben niet de medewerkers om het zelf uit te vinden", voegt hij eraan toe. "OCLC is geweldig om mee samen te werken."

Locatie

• Montréal, Québec, Canada

Bibliotheek in een oogopslag

• Bedient meer dan 40.000 studenten naast de faculteit en is de drukste plek op de campus
• Biedt toegang tot meer dan 2 miljoen gedrukte boeken, 2 miljoen e-books en bijna 150.000 gedrukte tijdschriften en e-journals
• Uitvoering van het Fiat Lux Library Building Project in samenwerking met het 200-jarig jubileum van de universiteit ter ondersteuning van technologiegebaseerd leren, digitale wetenschap, innovatie en samenwerkingsruimten