Zorgen voor naadloze gebruikerservaringen tijdens renovaties

University of New Brunswick is al lang een bibliotheek met WorldShare^® Management Services (WMS). Dankzij een grote donatie is de bibliotheek begonnen aan een renovatieproject om de derde verdieping van de belangrijkste Harriet Irving-bibliotheek om te vormen tot een modern knooppunt van activiteiten met 3D-printers, kantoren voor onderzoeksmedewerkers, ruimtes waar in groepjes kan worden gestudeerd en andere bronnen. Senior Web Developer Brian Cassidy licht toe: "Daarom moesten we alles van de derde verdieping van onze hoofdbibliotheek af halen en naar de kelder brengen."

In de winter verplaatsten bibliotheekmedewerkers en studentmedewerkers in ongeveer vijf maanden meer dan 140.000 items fysiek. Toen die taak eenmaal afgerond was, zegt Brian: "moesten we de kastlocaties voor honderdduizenden records herschrijven. En dat met de hand doen zou niet gemakkelijk zijn.” Deze kastlocaties helpen studenten en andere bibliotheekgebruikers om de items te lokaliseren die ze vinden in WorldCat^® Discovery, maar het handmatig aanpassen van alle 140.000 records "zou bijna onmogelijk zijn geweest", aldus Brian. "Het zou gewoon een eeuwigheid hebben geduurd."

De catalogiserende medewerkers benaderden Brian en zijn team om een geautomatiseerde oplossing te ontwikkelen. "We hebben nogal wat infrastructuur gebouwd op de API's van OCLC", zegt hij. Eerst verwees Brian naar zijn wekelijkse inventarisatierapport, dat hij vanuit SFTP van OCLC overbrengt naar een SQL-database voor zijn team om mee te werken, en beperkte dit tot items van de derde verdieping. Nadat hij de records had geïdentificeerd die moesten worden bijgewerkt, gebruikte hij de WMS Collection Management API en "als de locatie van die record overeenkwam met de gewenste locatie, herschreven we die snel en doorliepen 140.000 records", zegt hij.

Het bijwerken van de records kostte veel minder tijd dan het fysiek verplaatsen van de boeken. "Het duurde ongeveer 48 tot 50 uur om deze te doorlopen, wat niets is," zegt Brian. "En dat is zelfs geen handmatige inspanning. Gewoon laten lopen en zorgen dat het blijft doorgaan." Gedurende deze tijd konden de catalogiserende medewerkers doorgaan met hun normale dagelijkse taken. Onze catalogiserende medewerkers hebben me vele malen bedankt. Ze zijn enorm tevreden als ik hen inzichten of automatisering kan bieden voor hun processen."

Naast deze eenmalige actie heeft Brian andere bibliotheekdiensten aangepast met API's van OCLC. Hij licht toe: "E-resources, een subgedeelte van onze website, is helemaal API-gestuurd", wat aangepast zoeken in de e-collecties mogelijk maakt. "We hebben ook een hele reserveringsapplicatie gebouwd, waar iemand gewoon een streepjescode kan scannen om een item aan reserveringen toe te voegen. We gebruiken de WMS Availability API om te kijken of een item beschikbaar is.”

Zelfs tijdens een interne overstap was de bibliotheek gericht op het helpen van gebruikers bij het vinden van de bronnen waarnaar ze op zoek waren door enkele van de API's van OCLC te integreren. "Het voorhanden hebben van deze kennis zal ons zeker helpen in de toekomst", zegt Brian. "Er komen projecten aan die misschien massale recordwijzigingen vereisen, en nu we dat vertrouwen hebben, zal dit het zoveel gemakkelijker maken." Hij voegt eraan toe: "We vinden het geweldig nieuwe API's te testen die OCLC heeft ontworpen. We zijn blij hierbij een voortrekkersrol te kunnen spelen."

Locatie

• Fredericton, New Brunswick, Canada

Bibliotheek in een oogopslag

• Bedient meer dan 10.000 studenten van de University of New Brunswick
• Ondersteunt een instelling met meer dan 65 grote onderzoekslaboratoria en 20 toonaangevende onderzoeksinstituten
• Maakt onderzoek van de Universiteit van New Brunswick mogelijk dat goed is voor 70% van alle door de overheid gefinancierd onderzoek binnen de provincie New Brunswick