Blijf solide service aan uw gebruikers bieden, zelfs met minder personeel

De twee bibliotheken van de Northern Kentucky University, de hoofdbibliotheek W. Frank Steely Library en de Chase Law Library, zijn onlangs tot twee aparte units gereorganiseerd nadat ze jaren als één hebben gefungeerd. Rond de tijd van deze reorganisatie zijn meerdere medewerkers met pensioen gegaan en niet onmiddellijk vervangen, waardoor de rechtenbibliotheek met een minimale bezetting kampt. Daarnaast heeft de bibliotheek gedurende deze tijd WorldShare^® Management Services (WMS) geïmplementeerd, zodat dit gereed zou zijn voor het herfstsemester in 2015.

"Op dit moment," vertelt Tom Heard, adjunct-directeur voor informatietechnologie, "proberen we door een aantal openstaande vacatures alleen maar ... overeind te blijven." Dankzij WMS kunnen de overgebleven medewerkers voor het eerst een aantal van hun routinematige processen stroomlijnen. Door de tijdsbesparing die dat oplevert, kan de bibliotheek het hoge serviceniveau blijven leveren dat de studenten en docenten gewend zijn.

Omdat WMS in de cloud werkt, kunnen de medewerkers een deel van hun taken delen met andere bibliotheken rechtsgeleerdheid over de hele wereld. Zo viel het Tom op dat de incheckprocedures van series aanzienlijke tijdbesparingen oplevert. "WMS biedt een optie voor het delen van incheckpatronen voor tijdschriften," legt hij uit. "Hierdoor hoeven onze medewerkers ze niet voor elke titel helemaal opnieuw aan te maken."

Jane Underwood, adjunct-directeur voor gebruikersservices, waardeert ook het werken in de cloud met WMS, omdat het voor doorlopende verbeteringen zorgt. "Er zijn constant veranderingen," aldus Jane. "Ik vind het echt goed dat er meerdere updates en aanpassingen aan de service per jaar zijn." Tom voegt eraan toe dat de oude clientsoftware altijd op elke computer in de bibliotheek moest worden bijgewerkt. "Dat kostte me ... soms wel een kwartier per computer," zegt hij. "En dat zijn tijd en kosten die we nu niet meer hebben."

Chase Law Library gebruikte al WorldShare Interlibrary Loan en had een OCLC Cataloging and Metadata-abonnement, zodat WMS helpt bij het "verder integreren van al onze aanbiedingen aan onze gebruikers", aldus Tom. In de cursussen die ze geven, hebben Jane en Tom ook ervaren dat studenten het gemakkelijk vinden de WorldCat^® Discovery-interface te gebruiken. "Het is makkelijk voor hen", zegt Tom, "omdat het idee om die linker kolom te nemen en deze te gebruiken om je resultaten te verfijnen [vergelijkbaar] is [met] wat wordt gebruikt in de huidige iteratie van Lexis en Westlaw." Jane denkt dat de studenten vooral waarderen dat ze niet "van database naar database stuiteren", omdat zoekresultaten eenvoudig in één lijst kunnen worden weergegeven. "Ik heb aan de ontsluiting van veel catalogi gewerkt", voegt Jane toe "en ik vind deze heel fijn."

Overzicht van deze bibliotheek

• Levert 24/7 toegang aan 430 fulltime en parttime studenten, evenals docenten van Chase College of Law van Northern Kentucky University
• Beschikt over meer dan 313.500 volumes en ongeveer 58.000 monografieën en series
• Chase College of Law is een van de drie rechtenopleidingen in Kentucky en de enige met een avondprogramma