Verbeter de toegang tot e-resources met geautomatiseerde, tijdbesparende processen

Nancy Lin, technologiespecialist metadata bij New York University Libraries, legt uit dat de bibliotheek "meer dan anderhalf miljoen e-books heeft. Het is een enorme verzameling. Het grote volume vereist dat we echt efficiënt zijn in de manier waarop we omgaan met de metadata en de vindbaarheid.” Het elektronische bronnenmateriaal is vooral van belang ter ondersteuning van de campussen in het buitenland. "We hebben campussen in Abu Dhabi, Shanghai en andere internationale locaties, dus het is belangrijk dat ons elektronisch bronnenmateriaal gemakkelijk te vinden is voor alle gebruikers," zegt ze.

De metadatamedewerkers van de bibliotheek vonden het echter moeilijk om veelvuldig veranderende collecties van elektronisch bronnenmateriaal bij te houden. Het werkproces voor het matchen van hun Ovid-collectie kostte bijvoorbeeld ongeveer 29 uur personeelstijd. Nancy legt uit dat catalogiseren vanuit leveranciersbestanden gedeeltelijk problematisch was omdat de records niet genoeg metadata bevatten. Ook ontving de bibliotheek meerdere records voor dezelfde titel in verschillende formaten van verschillende leveranciers, die medewerkers handmatig moesten ontdubbelen.

NYU Libraries zorgden vervolgens dat ze geautomatiseerde, instellingsspecifieke feeds van bezitsgegevens kregen via WorldShare Collection Manager. "Dit heeft ons veel tijd bespaard", zegt Nancy, "en we zien ook andere voordelen." Nancy en haar team gebruiken geautomatiseerde feeds voor de bezitsgegevens van hun collecties die ze hebben aangeschaft bij Ebook Central, Elsevier, Ovid en Springer en voor de collecties die zijn aangeschaft bij JSTOR en Taylor & Francis via Ebook Central op basis van bewijsgaring. Voordeel van deze feeds is: "We krijgen records sneller dan dat we steeds naar verschillende leveranciersites moeten gaan voor de records", legt ze uit.

In plaats van leveranciersrecords te laden met minimale gegevens, biedt OCLC het WorldCat-record met latere updates via geautomatiseerde holdingfeeds van Collection Manager. "We hebben het aantal robuuste e-bookrecords snel kunnen verhogen", aldus Nancy. "Nadat we deze collecties hadden geactiveerd, ontvingen we betere metadata voor onze catalogus." Deze feeds combineren ook informatie van verschillende uitgevers in één compleet record. “Mijn collega's zijn blij dat ze niet hoeven te kiezen uit veel verschillende collecties die niet nauwkeurig weergeven wat we hebben aangeschaft. Het is een stuk eenvoudiger om maar één instellingsspecifieke set te hoeven beheren", vertelt ze. En zelfs als NYU een probleem met een update ontdekt, voegt ze eraan toe: “kan NYU het WorldCat-record bewerken en OCLC en de leveranciers informeren over ontbrekende records. Op die manier profiteren ook de andere bibliotheken die de records krijgen van onze correcties.”

Deze bijgewerkte records hebben NYU geholpen de catalogus en de toegang tot e-resources te verbeteren en alle studenten en docenten bij hun onderzoek te ondersteunen. "Gebruikers beginnen zich te realiseren dat ze in de catalogus kunnen vinden welke e-books we hebben," aldus Nancy. "De gebruikers krijgen beslist meer hits dan vroeger, en op een efficiëntere manier." Verder kijkt ze ernaar uit om automatische holdingfeeds uit te breiden naar meer uitgevers. "Ik hoop dat meer bibliotheken gaan samenwerken met leveranciers om hen te stimuleren institutionele feeds te leveren via de Collection Manager," zegt ze. "Naarmate het aantal geautomatiseerde records van uitgevers groeit en nauwkeuriger wordt, wordt ons bronnenmateriaal beter vindbaar en krijgen gebruikers efficiënt toegang tot onze e-books."

Locatie

• New York, New York, Verenigde Staten

Bibliotheek in een oogopslag

• Bestaat uit 8 bibliotheken met in totaal 4,6 miljoen items
• De hoofdbibliotheek, Elmer Holmes Bobst Library, bevat miljoenen items, 272.000 serietitels en meer dan 13.000 meter aan archieven
• De Bobst Library faciliteert 11.000 bezoeken per dag en leent 246.000 items per jaar uit