Automatiseer werkprocessen en creëer nieuwe mogelijkheden voor bibliotheekservices

De hardware en software in de bibliotheek van Oxford Brookes University konden niet meer worden geüpgraded. Medewerkers realiseerden zich dat er een grote verandering nodig was om te kunnen blijven voldoen aan de verwachtingen van een veranderende academische omgeving en de doelstellingen die de universiteit stelt. "We waren op zoek naar een aantal beperkingen van lokale hosting door over te stappen op een gehost SaaS-systeem [Software as a Service], waar de nieuwe leverancier het vereiste onderhoudswerk voor zijn rekening zou nemen, zodat we ons konden concentreren op de levering en ontwikkeling van services", aldus Tamsin Rothery, voormalig manager digitale infrastructuur. En dus kozen bibliotheekmedewerkers in 2018 voor WorldShare^® Management Services (WMS) als hun nieuwe, volledig geïntegreerde bibliotheekplatform. 

Omdat de hoofdbibliotheek van de campus tijdens het semester 24 uur per dag en zeven dagen per week open is, kan het personeel niet altijd de hele dag en nacht beschikbaar zijn. Door de overstap naar WMS konden ze echter voldoen aan de behoefte aan hoogwaardige digitale services met een flexibeler systeem, dat intuïtief en gebruiksvriendelijker is voor studenten. We helpen bibliotheken om open content beter te beheren dankzij geïntegreerde werkprocessen en naadloze vindbaarheid en honorering van leenaanvragen.

Het was belangrijk dat studenten op één plek toegang hadden tot al hun accountgegevens, inclusief hun leningen, IBL-aanvragen en vergoedingen. Voordat een student een boete of een andere vergoeding kon betalen, moest hij of zij vóór WMS de bibliotheek persoonlijk bezoeken en moest een medewerker helpen bij het proces en de boete opheffen. Dit is niet praktisch voor een 24-uursbibliotheek. Dus maakte de universiteit de weg vrij voor de integratie van online betalen in WMS. Kate Alderson-Smith, voormalig teamleider klantenservice, legde uit hoe dit heeft geholpen. "Dankzij de integratie tussen WMS en WPM Education, ons online betaalsysteem, kunnen medewerkers nu veel meer services aanbieden, omdat een deel van hun tijd is vrijgemaakt. Het systeem is intuïtief, start zonder instructies en studenten zijn gewend aan deze online betalingsfunctionaliteit.” 

Door deze en andere geautomatiseerde werkprocessen heeft het personeel nu tijd om andere mogelijkheden rond gegevensanalyse na te streven en aan andere projecten te werken, zoals de bibliotheekwebsite.

Door gebruik te maken van zowel WorldShare Reports als EZproxy^®-gegevenslogboeken, konden bibliotheekmedewerkers discussies beginnen over hun collecties en services met de gegevens om er een back-up van te maken. Dit heeft hen de mogelijkheid gegeven om dieper in te gaan op de individuele itemgegevens en kan hen helpen bij het ondersteunen van een verbeterde studentenervaring. Daarnaast hebben ze samengewerkt met data-analisten en het datawarehouse van de universiteit om belangrijke meetwaarden te identificeren en een leeranalyseproces te ontwikkelen om inzicht te krijgen in de betrokkenheid van studenten en de rol van de bibliotheek hierin te begrijpen.

Locatie

• Oxford, Verenigd Koninkrijk

Overzicht van deze bibliotheek

• Ondersteunt een van de beste moderne universiteiten van het VK, voor het vierde jaar op rij gerangschikt als de beste jonge universiteit volgens de QS Top 50 Under 50 World University Rankings
• De bibliotheek, verspreid over vier locaties, ondersteunt meer dan 16.600 studenten van over de hele wereld en 2800 medewerkers
• Biedt onderdak aan aanzienlijke speciale collecties in de hoofdbibliotheek, Headington Library, met gebieden als eten en drinken, kunst en architectuur, en publicaties en literaire prijzen