Vereenvoudig IBL voor meer aanvragen

Het SAE Institute, opgericht in 1976, biedt creatieve media-educatie en kwalificaties aan ongeveer 10.000 studenten op meer dan 50 campussen in 23 landen. Hoewel bijna alle bronnen van de bibliotheek digitaal zijn, zijn er ook enkele belangrijke fysieke materialen beschikbaar. Toen de COVID-19-lockdowns begonnen, wist Christopher Paroz, Global Curator of Digital Resources, dat zijn medewerkers een gemakkelijke manier nodig zouden hebben voor gebruikers om gedigitaliseerde kopieën van gedrukte collectie-inhoud te bestellen, zelfs als ze niet bekend waren met die optie. "Tijdens ons onderzoek van andere systemen ontdekten we dat veel bibliotheken een 'reserveringsaanvraag'-functie gebruiken die verwarrend kan zijn voor gebruikers. Mensen haakten af doordat ze moesten navigeren door verschillende, complexe opties voor fysieke IBL en digitalisering."

Christopher en zijn collega's wendden zich tot WorldShare® Interlibrary Loan in combinatie met WorldCat® Discovery. Het team maakte het mogelijk dat gebruikers voortaan met één knop alle soorten aanvragen konden indienen. Zo maakten ze het eenvoudiger om de beschikbaarheid van items te zien en pasten het taalgebruik in de discovery-interface en in hun IBL-inzendingsformulier aan.

Nadat Christopher het proces had opgezet, zei hij dat de training voor de medewerkers eenvoudig was. "Onze nieuwe, geïntegreerde service voor het delen van bronnen combineerde vier eenvoudige werkprocessen met gebruik van bijna identieke systemen. Medewerkers hadden het proces in een mum van tijd onder de knie en de implementatie volgde direct, omdat onze IBL-module al live was. We konden een beperkte introductie van de software uitvoeren op de dag dat we overstapten naar de nieuwe WorldCat Discovery-interface."

Welke impact heeft dit? Een nachtelijke stijging van 450% in digitaliseringsaanvragen. "We hebben onze gebruikers het juiste proces voorgeschoteld met behulp van eenvoudige taal die het meest logisch is", merkt Christopher op. "Mensen kunnen via de IBL-module een kopie van elk fysiek item opvragen, ongeacht of we de eigenaar zijn of niet. Gebruikers hoeven niet na te denken over onze processen of het formulier te gebruiken voor complexiteiten bij de backoffice die ze zich niet eens realiseren. Ze doen gewoon de aanvraag."

Uiteindelijk is iedereen tevreden over het systeem. Bibliotheekmedewerkers zijn enthousiast over de toegenomen betrokkenheid. Studenten waarderen het gebruiksgemak. Docenten stellen het op prijs dat studenten nu toegang hebben tot meer bibliotheekbronnen. En schoolbestuurders zijn onder de indruk van zowel het toegenomen gebruik als de innovatieve oplossing van de bibliotheek.

"We vinden het geweldig dat onze materialen meer worden gebruikt door een paar eenvoudige, minimale systeemwijzigingen", merkt Christopher op. "We willen gewoon meer betrokkenheid bij de bibliotheek zien, en dit was duidelijk een geweldige nieuwe manier om aan een belangrijke behoefte te voldoen."

Locatie

• Wereldwijd, met hoofdkantoor in Miami, Florida, VS

Overzicht van deze bibliotheek

• Beheert resources voor meer dan 50 campussen in 23 landen
• Biedt onderwijs en kwalificaties op het gebied van audio, animatie, ontwerp, film, games, internet en mobiele onderwerpen
• Bedient meer dan 10.000 studenten met 8 bibliotheekmedewerkers
• Onderhoudt minder dan 1% fysieke bronnen