Laat de waarde van uw bijzondere collecties zien

Toen de Geisel Library van het Saint Anselm College een project startte voor de evaluatie van de collectie en de bibliotheekruimte met behulp van Sustainable Collection Services^® en GreenGlass^®, maakte archivaris en hoofd bijzondere collecties Keith Chevalier zich sterk om bijzondere collecties in de evaluatie op te nemen om "het onderscheidende karakter van de collecties als geheel te onderkennen en uitgebreid te evalueren". GreenGlass gunde hem een gedetailleerde blik in de bijzondere collecties. Zo kon hij ze vergelijken met de collecties van andere bibliotheken om een idee te krijgen van hoe zeldzaam deze items zijn en welke vakgebieden het sterkst vertegenwoordigd zijn.

Chevalier was met name geïnteresseerd in de Frans-Amerikaanse collecties, waarin de wederwaardigheden staan gedocumenteerd van Franstalige immigranten uit Quebec die voornamelijk werkzaam waren in de textielindustrie, zoals in Manchester, New Hampshire (VS). Via een schenking heeft het Saint Anselm College de Association-Canado-Américaine-collectie (ACA) verworven, die volgens Chevalier 'uit duizenden boekdelen bestaat plus tientallen kubieke meters aan manuscripten'. Voor GreenGlass 'hadden we niet echt de tijd of de mensen om de boekencollectie volledig te evalueren. GreenGlass gaf ons een genuanceerder beeld van onze collectie, waardoor we beter de activiteiten voor de ontwikkeling van de collectie kunnen onderbouwen', vertelt hij.

GreenGlass hielp Chevalier bij het beschrijven van het onderscheidende karakter van deze bijzondere collectie en het delen van die informatie met anderen. Van de ruwweg 4100 items in de Frans-Amerikaanse collecties "ontdekten we dat we van 118 boeken het enige exemplaar bezitten", vertelt hij. Met behulp van GreenGlass kan hij ook handige parameters instellen voor de gegevens om zichtbaar te maken hoe schaars een item is. "Als ik wil weten waarvan er wereldwijd 10 of minder exemplaren bestaan, rollen er zo'n 1150 titels uit, wat zo'n 27% is van onze Frans-Amerikaanse collecties."

Chevalier legt uit dat "GreenGlass de verwerking van de gegevens vergemakkelijkt, wat handig is gezien onze kleine staf en brede domein aan verantwoordelijkheden." Hij voegt daaraan toe dat de rapporten uit zijn ILS de gegevens per e-mail presenteren. GreenGlass "stuurt me een bestand dat ik kan openen in Excel. Met dat bestand kan ik de gegevens ordenen zoals ik wil, in grafieken of draaitabellen. … Zo zijn ze een stuk makkelijker te verwerken."

Uit deze gegevens heeft hij grafieken gemaakt met behulp waarvan "de collectie kan worden gelezen in vergelijking met andere collecties, aan de hand waarvan beslissingen kunnen worden genomen over de ontwikkeling van de collectie en het onderscheidend karakter kan worden onderbouwd voor onze medewerkers, het bestuur en sponsoren", aldus Chevalier. En deze kennis kan ook weer van pas komen bij vele andere projecten, zoals een project voor de herevaluatie van bibliografische records, zodat de records voor zeldzame titels kunnen worden versterkt en onderzoekers over genuanceerdere informatie over deze bijzondere delen kunnen beschikken.

Op basis van de gegevens uit het GreenGlass-project kon de bibliotheek verouderde delen afstoten en ruimte vrijmaken voor de uitbreiding van de archieven en de bijzondere collecties. "Over het algemeen worden deze collecties nu vaker gebruikt dan ooit tevoren", verklaart Chevalier. Met het inzicht in de collecties dat GreenGlass hem geboden heeft, 'waren we in staat beter onderbouwde beslissingen te nemen omtrent de ontwikkeling van de collecties', voegt hij eraan toe. En zo kan hij zich beter focussen op de gebieden die de meeste aandacht nodig hebben. "Als beheerder van de collectie kan ik met een hulpmiddel als GreenGlass onze collecties vergelijken met die van andere instellingen en zien wat onze plaats is op de lappendeken van de onderzoekswereld."

Overzicht van deze bibliotheek

• Onderhoudt het archief van het college plus vier bijzondere collecties: de Frans-Amerikaanse collecties, de O’Rourke Saint Anselm Collection met primair en secundair materiaal waarin leven en werk is gedocumenteerd van Sint-Anselmus, de New England Collection met meer dan 1600 delen, waaronder stadshistories, en de Rare Book Collection met meer dan 1000 items.
• De eerste collectie van het college omvatte boeken uit de bibliotheek van Father Nicholas Balleis, een Benedictiijner monnik uit Salzburg, Oostenrijk, die in 1836 naar de Verenigde Staten kwam.
• Onlangs verhuisd om ruimte te creëren voor het verwerken van collecties en een leesruimte voor het inzien van archiefstukken, manuscripten en zeldzameboekencollecties.