Beter inzicht in uw collectie en hoe u deze kunt uitbreiden

Het Statewide California Electronic Library Consortium (SCELC) bestaat uit een groot aantal bibliotheken die samenwerken om zo hun collecties beter te kunnen delen en uit te kunnen breiden. In het najaar van 2016 startte SCELC samen met 14 pilotbibliotheken een Shared Print Project op basis van Sustainable Collection Services^® (SCS) en GreenGlass^®. De doelstellingen van dit project zijn het identificeren van zeldzame en dubbele exemplaren in de SCELC-collecties, het ontwikkelen van processen voor het delen van boeken tussen bibliotheken van de groep en het promoten van de duurzaamheid en beschikbaarheid van SCELC-collecties op de lange termijn. Hannah Thomas, Head of Cataloging bij Saint Mary's College, geeft aan dat shared print “een regionale en nationale trend is.”

Laura Turner, Head of Collections, Access, and Discovery bij de Copley Library van de University of San Diego (USD) heeft voor het Shared Print Project gekozen om zo studenten in de community te kunnen helpen. "Ze waarderen onze papieren collectie en hebben actief deelgenomen aan de selectie van veel van dit bronnenmateriaal," maar "ze willen ook graag echte veranderingen in de bibliotheek zelf." Zoals vele bibliotheken heeft de USD deelgenomen aan het Shared Print Project van SCELC om deze twee wensen met elkaar in balans te brengen.

De SCELC-bibliotheken hebben data ingevoerd in de SCS GreenGlass-software om zo hun collecties te analyseren. Caroline Muglia, werkzaam als Co-Associate Dean for Collections and Technical Services, Head of Resource Sharing en Collection Assessment Librarian aan de University of Southern California (USC), het grootste lid van SCLEC, had in eerste instantie haar twijfels over GreenGlass. "Ik dacht dat deze tool handig zou zijn voor kleine of middelgrote instellingen, maar niet voor onze omvangrijke collectie," gaf ze toe. "Ik bleek het al snel verkeerd te hebben." Veel bibliotheken deelden de mening van Laura dat GreenGlass "toegevoegde waarde heeft op een coöperatief niveau dat we in het project echt wilden zien. Maar verrassend genoeg heeft mijn bibliotheek hierdoor [ook] onze eigen collectie uitgebreid tegen het licht gehouden. En op een niveau dat we nooit hadden verwacht."

"Met GreenGlass kunnen we een zekere afstand nemen en de collectie op macroniveau bekijken om beter te zien wat er speelt, waar nog grote hiaten zitten en wat wij als collectieontwikkelaars kunnen doen om de collectie beter te laten aansluiten op de onderzoeken en beursprogramma's aan de universiteit."
—Caroline Muglia, Co-Associate Dean for Collections, Head of Resource Sharing, and Collection Assessment Librarian aan de University of Southern California

“Ik ben heel benieuwd te zien wat we allemaal kunnen delen met andere bibliotheken en zij met ons,” aldus John De La Fontaine, Head of Collection Services van Occidental College. “Wat ik vooral handig vond, waren de links naar HathiTrust [in GreenGlass]. Zo kunnen we onze collectie op meerdere manieren delen.” Laura voegt toe: “en dat het doorlinkt naar WorldCat^® is helemaal een essentieel onderdeel.” Waar Caroline het meest van heeft genoten was de samenwerking met andere SCELC-bibliotheken. "Een beroep te doen op hun gezamenlijke kennis en zelfs te leren van hun fouten, was echt heel erg nuttig."

Veel bibliotheken waren verrast met hoe weinig overlap er was binnen hun collecties. "Wij zijn een kleine kunstacademie, dus je zou verwachten dat we zo ongeveer dezelfde boeken hebben als veel andere scholen," vertelt Hannah. In plaats daarvan ontdekten ze dat "elke bibliotheek veel titels heeft die niet in een andere bibliotheek te vinden zijn." Gewapend met deze kennis kunnen de bibliotheken beter bepalen welke werken ze willen en moeten behouden. John is kortgeleden een project begonnen om de automatische acquisitie van bepaalde items stop te zetten. Hij ontdekte dat GreenGlass veel meer inzicht geeft over de titels die over zijn. "Ik kon precies zien welke titels uniek waren voor mijn collectie en welke andere holdings er zijn in Californië en in het hele land."

De pilotbibliotheken hebben de lessen toegepast die zij van zowel SCS als GreenGlass hebben geleerd over het delen binnen de groep en het nemen van betere beslissingen met betrekking tot de ontwikkeling van collecties. "Nu onze collectie is opgeschoond, bevat deze nog maar 25.000 titels. Maar we kunnen onderling lenen uit een collectie van ruim een miljoen titels," merkt Hannah op. John: "Ik zou graag zien er dat er meer informatiebronnen worden gedeeld binnen SCELC en deze tool leent zich er bij uitstek voor om ons hierbij te helpen." Caroline waardeert vooral hoeveel ze heeft geleerd over de collecties van de University of South California. "Dat we de hele collectie onder de loep hebben genomen, en nu weten welke hiaten en sterke punten er zijn, was precies waarom we aan dit initiatief mee wilden doen," vertelt ze. "Alles wat we leren, passen we toe op onze eigen collectie. En dat kan echt op allerlei gebied zijn." Hannah is blij met het succes van het pilotprogramma: "De bibliotheken in de eerste groep van het Shared Print Project willen graag dat er een tweede groep bijkomt. We willen het Shared Print Project met nog veel meer boeken uitbreiden!"

Overzicht van dit consortium

• Brengt onafhankelijke, non-profit universiteits- en onderzoeksbibliotheken samen om innovatie en samenwerking te bevorderen bij de acquisitie en het effectieve gebruik van bronnen en services
• Bestaat uit 112 lid-instellingen en meer dan 200 aangesloten instellingen van elk formaat
• De leden ondersteunen circa 500.000 studenten met ruim 21 miljoen boeken en bijna 2.500 e-resources