SWAN (System Wide Automated Network) is een multitype consortium met 100 aangesloten lid bibliotheken, voornamelijk openbare bibliotheken en academische, speciale en schoolbibliotheken verspreid over de regio Chicago. Met een collectief bestand van meer dan één miljoen bibliotheekgebruikers maken SWAN-lidbibliotheken gebruik van zowel OCLC's WorldCat Discovery- als WorldShare Interlibrary Loan (ILL-)services.

In 2019 beantwoordden medewerkers van SWAN-bibliotheken handmatig ruim 26.400 IBL-aanvragen met “in gebruik, in bruikleen”. In 2023 daalde dat aantal tot slechts 4.900 verzoeken dankzij de realtime beschikbaarheidsfunctie. Als gevolg van de implementatie van realtime beschikbaarheid verwerkte WorldShare ILL de verzoeken automatisch en stuurde deze ongeveer 15.400 keer naar de volgende lener wanneer items waren uitgeleend of om een andere reden niet beschikbaar waren voor uitleen. “We zijn hier heel erg enthousiast over, omdat het een duidelijk voordeel oplevert voor onze SWAN-leden”, zei Helen.

Lees het hele verhaal van het SWAN consortium.  

Toen Laura D'Amato, hoofd toegangsdiensten en interbibliothecair leenverkeer, bij de Ritter Libary van Baldwin Wallace University kwam werken, besefte ze dat hun workflows voor interbibliothecair leenverkeer al lange tijd hetzelfde waren. Toen de COVID-19-pandemie toesloeg en de bibliotheek sloot, volgde Laura de training van OCLC en bekeek ze video's om meer te weten te komen over de mogelijkheden om leenaanvragen slim en snel te beantwoorden.

Die informatie gebruikte Laura om de leenautomatisering op te zetten in WorldShare ILL. Als gevolg hiervan werden hun uitleentijden verkort met 20 uur voor kopieën en met twee dagen voor fysieke items. En nu real-time beschikbaarheid is geïmplementeerd, zegt Laura: "Dat is handig, want als ik naar onze Can You Supply?-wachtrij kijk, weet ik dat er geen aanvragen zijn voor uitgecheckte items." Dankzij hun deelname aan het Express-programma krijgen hun gebruikers verzoeken om kopieën nu 50% sneller geleverd. Lees het hele verhaal van Baldwin Wallace University.

Eastern Kentucky University (EKU)-bibliotheken hebben van de leden van OCLC's Express digital delivery-programma enkele van de snelste leentijden behaald. In de eerste zes maanden van 2022 werd 30% van de aanvragen in één uur of minder afgehandeld, 40% in twee uur of minder en 10 aanvragen in twee minuten of minder!

Ashley Cole, adjunct-directeur collectiestrategieën, zegt dat ze zulke ongelooflijke doorlooptijden voor lenen hebben bereikt door "met onze systeembeheerder samen te werken aan de configuratie van Tipasa^® op de meest efficiënte manier voor onze behoeften". Haar team gebruikte informatie uit onze trainingsvideo's om groepen en paden voor bezitsgegevens op maat aan te maken, de integratie van de WorldCat knowledge base voor ILL in te schakelen en leenautomatiseringen in te stellen met behulp van de geautomatiseerd aanvragenbeheer. Lees het hele verhaal van Eastern Kentucky University.

Bij Ohio State University werken de medewerkers interbibliothecair lenen met ILLiad. Voorheen moesten zij ongeveer een op drie aanvragen afwijzen, omdat de aangevraagde items op dat moment niet beschikbaar waren. Sinds het activeren van de realtime-beschikbaarheidsfunctie wijzen ze nog één op 20 aanvragen af. De medewerkers spenderen nu nog amper tijd aan het verwerken van leenaanvragen waaraan ze niet kunnen voldoen.

"We zagen bij Ohio State een afname van het aantal IBL-aanvragen voor uitgecheckte items van 30% naar 5%. Dat is een enorme besparing in tijd die ons personeel hieraan kwijt is", zegt Brian Miller, hoofd interbibliothecair leenverkeer. Ook het uitleenpercentage is verhoogd van ongeveer 50% naar meer dan 70%.

St. Charles City-County Library maakt gebruik van WorldShare ILL. De bibliotheek gebruikte automatisch beheer van aanvragen om hun uitleenbeleid voor audio-visueel materiaal en voor boeken te automatiseren. "Als ik kijk naar hoe veel tijd we nu al hebben bespaard, dan vond ik het configureren van automatiseringen zeker de investering van een paar uur waard", zegt Laura Barber, paraprofessional interbibliothecair leenverkeer.

Om tussenkomst van het personeel te beperken, heeft Laura het beheer van aanvragen zodanig geconfigureerd dat nieuwe aanvragen naar de wachtrij 'Nieuw ter beoordeling' worden verplaatst, "als WorldCat^® aangeeft dat wij het item in huis hebben, als het een duplicaataanvraag lijkt te zijn (wat betekent dat dezelfde gebruiker hetzelfde item heeft aangevraagd), of als er minder dan twee uitlenende instanties zijn."

"Bij College of Saint Benedict en de Saint John's University gebruiken we Tipasa. Voor ons is automatisch beheer van aanvragen een geweldige manier om de snelheid erin te houden. En dat ondanks de recente wijzigingen in ons personeelsbestand", vertelt Nicole Reuter, Access Services Manager.

Nicole heeftvoor automatisch beheer van aanvragen twee basisregels geconfigureerd: één voor kopie-aanvragen en één voor leenaanvragen. De automatisering werkt heel goed in combinatie met de bestaande partnerships van haar bibliotheek, waaronder met de groep Express LVIS-bibliotheken (Libraries Very Interested in Sharing) die ze voor kopie-aanvragen gebruiken, en de drie Minitex-groepen die ze voor uitlenen gebruiken. Ook geeft ze aan hoeveel tijd de bibliotheek inmiddels heeft bespaard. "Nu er meer automatisch verwerkt wordt, kost het beoordelen van de IBL-aanvragen veel minder tijd."

Voordat Northeastern State University in 2019 Tipasa in gebruik nam, maakte de universiteit geen gebruik van automatisering. Brandon Martin, instructeur bibliotheekdiensten, systeembeheerder en IBL-coördinator, vond het maar een intimiderend idee om te automatiseren. Hij dacht dat alle aanvragen dan zonder tussenkomst zouden worden beantwoord. Tijdens de implementatie van Tipasa, moedigde het OCLC-team Brandon en zijn team aan om de voordelen van automatisering te heroverwegen. 

In het begin stelden ze een of twee automatiseringen in. En van daaruit groeide het door. Nu hebben ze er 10 en ze verwachten er meer toe te voegen. "Met automatisering hoeven wij minder handelingen te doen", merkte Brandon op. "We besparen bijvoorbeeld tijd met sjabloongegevens en het samenstellen van slimme kandidatenlijsten. Ook worden aanvragen automatisch getagd op basis van onze eigen selectiecriteria, zodat we worden gewezen op dingen die we mogelijk over het hoofd zien."

De afdeling voor interbibliothecair leenverkeer (ILL) van de Pearson Library van de California Lutheran University telt één fulltime bibliothecaris en twee parttime studentmedewerkers. Toch neemt dit kleine team deel aan het Express digital delivery-programma, en is de doorlooptijd minder dan zes uur voor de 643 leenaanvragen die het gemiddeld per maand afhandelt. De bibliotheek staat zelfs sinds 2021 in de top vijf van Express-bibliotheken op volume.

Leanna Pagano, manager Resource Sharing en Course Reserves, zegt dat hulp van studentmedewerkers en het gebruik van WorldShare ILL en de WorldCat knowledge base hierbij essentieel is. Voor elke aanvraag gaat een van de studenten eerst na of de aanvrager een LVIS-bibliotheek (Libraries Very Interested in Sharing) of een wederkerige uitlener is. Vervolgens gaan zij voor elke database na wat de bibliotheek kan lenen en hoe zij dat kunnen doen. "Wat dat supergemakkelijk maakt, is de link naar de WorldCat knowledge base die is geïntegreerd in WorldShare ILL", merkt Leanna op. "Meestal hoeven ze alleen op die link te klikken, waarmee ze naar de juiste database en het volledige artikel worden geleid, zodat ze het eerst kunnen downloaden en daarna weer uploaden naar Article Exchange."

Leanna vertelt ook hun succes mede te danken is aan het feit dat elk werkstation nu twee monitors heeft, ze een trainingsprogramma voor studenten hebben ontwikkeld en dat ze de studenten strategisch inplannen gedurende de dag.

De Joyner Library van de East Carolina University, een openbare onderzoeksuniversiteit in Greenvale, North Carolina, behoort qua volume tot de top drie leveranciers in het Express-programma voor digitale levering van OCLC. De medewerkers van de bibliotheek gebruiken ILLiad om maandelijks ongeveer 1000 Express-leenaanvragen te verwerken en houden daarbij een doorlooptijd van minder dan 12 uur aan.

William Gee, hoofd uitlenen en interbibliothecair lenen, legt uit dat hun snelle doorlooptijden en uitstekende statistieken voor het Express-programma te danken zijn aan een aantal factoren, waaronder de automatisering van hun IBL-processen. Volgens William is "automatisering absoluut noodzakelijk. Het loont echt om te kijken naar de nieuwe functionaliteit voor het slim en snel beantwoorden van aanvragen. U kunt veel tijd bespare als u uw IBL-processen automatiseert."

Het team van William vertrouwt voor de uitvoering van hun werk op het WorldShare ILL-netwerk van OCLC, de Policies Directory en de ILL Fee Management (IFM)-service van OCLC. Hun indrukwekkende doorlooptijden schrijven ze toe aan de volgende factoren: Ze weten wat ze op grond van hun licentieovereenkomsten mogen uitlenen. Ze maken optimaal gebruik van de beheerfuncties van ILLiad. Ze hebben goede medewerkers in dienst. En ze checken twee keer per dag op binnengekomen leenaanvragen. Ook doen zij hun best hun fysieke bezitsgegevens bij te houden in WorldCat en elektronische bezitsgegevens in de WorldCat knowledge base. Dit zorgt ervoor dat de gebruikers van hun bibliotheek alle bronnen kunnen vinden en raadplegen die momenteel in de collecties van hun bibliotheek beschikbaar zijn.