SWAN Library Services
Zorg voor snellere levering en help je personeel tijd te besparen met realtime beschikbaarheid
"Het mooie van realtime beschikbaarheid... Het is altijd toegankelijk. Het biedt 24/7 monitoring van de IBL-leverancierswachtrij van een bibliotheek.”
Helen Pinder
Resource Sharing Consultant, SWAN Library Services
SWAN (System Wide Automated Network) is een multitype consortium met 100 aangesloten lidbibliotheken, voornamelijk openbare bibliotheken en academische, speciale en schoolbibliotheken verspreid over de regio Chicago. Het uitgebreid scala aan diensten van SWAN leidt tot consistentie voor bibliotheekgebruikers en kostenbesparingen voor haar aangesloten bibliotheken.
Met een collectief bestand van meer dan één miljoen bibliotheekgebruikers maken SWAN-lidbibliotheken gebruik van zowel OCLC's WorldCat Discovery als WorldShare Interlibrary Loan (ILL). Jaarlijks verwerken SWAN-bibliotheken meer dan een miljoen IBL-transacties, waarmee de toegang tot biliotheekmaterialen in de hele regio wordt verbeterd.
Helen Pinder, Consultant Resource Sharing voor de SWAN Library Services, besloot nader onderzoek te doen naar de functie voor realtime beschikbaarheid, één van de slimme verwerkingsmogelijkheden van OCLC. Met deze functie kan het WorldShare ILL-systeem van een bibliotheek een aanvraag beoordelen en snel de status van het aangevraagde item controleren. Binnen enkele seconden kan WorldShare ILL de beschikbaarheid van een item vaststellen. Deze automatisering stroomlijnt de werkprocessen voor IBL-medewerkers, waardoor zij zich kunnen richten op het verwerken van de aanvragen die zij daadwerkelijk kunnen vervullen. Het versnelt ook het uitleenproces door het verzoek binnen enkele seconden naar de volgende bibliotheek in de kandidatenlijst door te zetten, waardoor items nog sneller bij gebruikers terechtkomen.
"Omdat het systeem [met behulp van de realtime beschikbaarheidsfunctie] onmiddellijk de beschikbaarheid van een item controleert, duurt het slechts enkele seconden om een antwoord te krijgen en het verzoek naar de volgende lener te verplaatsen. Dit betekent dat jouw gebruiker minder lang hoeft te wachten.”
Implementatie van realtime beschikbaarheid
Voordat Helen realtime beschikbaarheid voor de lidbibliotheken van SWAN implementeerde, moesten IBL-medewerkers alle aanvragen in hun IBL-wachtrij beoordelen—zelfs aanvragen voor items die waren uitgeleend of om een andere reden niet beschikbaar waren.
Wanneer een SWAN-bibliotheek nu een aanvraag ontvangt en de locatie van het aangevraagde item één van de vijf OPAC-statussen (Online Public Access Catalog) heeft (uitgeleend, besteld, gereserveerd, onderweg of kwijt), omzeilt het IBL-verzoek deze wachtrij. Daarnaast wordt de aanvraag automatisch doorgezet naar de volgende bibliotheek in de kandidatenlijst.
Door gebruik te maken van de realtime beschikbaarheidsfunctie bespaart SWAN Library Services haar medewerkers niet alleen kostbare tijd, maar verhoogt het ook de gebruikerstevredenheid door aangevraagde materialen sneller te leveren. ‘Het heeft echt een verschil gemaakt’, voegde Helen toe.
Duizenden werkuren bespaard
In 2019 beantwoordden medewerkers van SWAN-bibliotheken handmatig ruim 26.400 IBL-aanvragen met “in gebruik, uitgeleend”. In 2023 daalde dat aantal tot slechts 4.900 aanvragen. Als gevolg van de implementatie van realtime beschikbaarheid verwerkte WorldShare ILL de aanvragen automatisch en stuurde deze ongeveer 15.400 keer naar de volgende instelling.
Ervan uitgaande dat een IBL-aanvraag gemiddeld een uur in de wachtrij van een bibliotheek blijft staan voordat deze wordt doorgestuurd (of mogelijk zelfs dagenlang, vooral als de aanvraag in het weekend wordt gedaan), vermindert deze functie de wachttijd voor aanvragen van bibliotheekgebruikers met ongeveer 15.400 uur of 641 dagen. Deze functie zorgt ervoor dat items zich sneller door het netwerk kunnen verplaatsen, waardoor gebruikers hun aangevraagde items nog sneller ontvangen.
Doorlopende IBL-ondersteuning voor bibliotheekmedewerkers
Terwijl bibliotheekmedewerkers IBL-aanvragen enkel tijdens hun reguliere werkuren kunnen monitoren, draait het IBL-systeem 24/7. Het systeem heeft slechts enkele seconden nodig om de status van een item op te zoeken, terwijl dit IBL-medewerkers enkele minuten kan kosten. Bovendien stuurt het IBL-systeem aanvragen voor niet-beschikbare materialen snel door naar de volgende uitlener. Bibliotheekmedewerkers hebben soms dagen nodig om dit te doen, vooral tijdens weekenden of vakanties. “We zijn hier heel erg enthousiast over, omdat het een duidelijk voordeel oplevert voor onze SWAN-leden”, zei Helen.
- Vierde zijn 50-jarige bestaan in 2024
- Bezit 1,5 miljoen titels en 8,3 miljoen items
- 13 miljoen uitgeleende items per jaar
Gerelateerde verhalen
Vereenvoudig IBL voor meer aanvragen
Ontdek hoe het SAE Institute het aantal IBL-aanvragen drastisch heeft weten te verhogen door zowel de gebruikerservaring als de werkprocessen voor het delen van bronnen te vereenvoudigen.
Sneller workflows bijwerken en aanvragen verwerken
Ontdek hoe Baldwin Wallace University de slimme afhandelingsmogelijkheden van WorldShare ILL gebruikte om workflows bij te werken en aanvragen sneller te verwerken.