Maak aanvraaggestuurde acquisitie voor uw elektronische collecties veel eenvoudiger

De bibliotheek van Swinburne University of Technology begon in juli 2016 aanvraaggestuurde acquisitie (DDA, demand-driven acquisition) aan te bieden. "We waren een van de allereersten ter wereld om het DDA-model voor aankopen te gebruiken," vertelt John Butera, bibliotheekmedewerker bronnenbeheer. Swinburne University of Technology begon MARC-records in de catalogus te laden voor alle 34.000 EBL e-books, zodat die zonder tussenkomst van ons konden worden geleend. En ze stelden parameters in om een e-book aan te schaffen als het voor de derde keer geleend werd. Al gelijk op de eerste dag dat we DDA beschikbaar stelden, werd het eerste boek door het systeem aangeschaft. Nu zijn er meer dan 600.000 e-books beschikbaar via het DDA-programma van Swinburne.

John licht toe: "De reden dat we zo geïnteresseerd waren in WorldShare^® Collection Manager is vanwege DDA." Dankzij Collection Manager kan Johns team de catalogus actueel houden met hoogwaardige MARC-records. Als de e-collecties via het DDA-programma van Swinburne worden bijgewerkt of aangepast, of als de bibliotheek zijn profiel bij leveranciers updatet om aan te passen welke titels beschikbaar moeten zijn, "dan ontvang ik een melding per mail dat de bestanden beschikbaar zijn om te downloaden. Ik selecteer de bestanden vanuit WorldShare Collection Manager en dan worden ze automatisch op mijn computer gedownload." En van daaruit uploadt John ze naar het geïntegreerde systeem voor bibliotheekbeheer.

"Als het MARC-record niet beschikbaar is op het moment dat we de collectie ontvangen, dan maken we er een kort record voor. Die worden dan overschreven door volledige records van OCLC," vervolgt hij. "Als het werkproces eenmaal is opgezet, dan hoef je nog amper iets handmatig te doen. Wij vertrouwen erop dat de leverancier en OCLC elkaar melden dat er een volledig MARC-record beschikbaar is voor een onvolledig uitgeversrecord. We laden ze dan gewoon, overschrijven ons onvolledige record met het volledige en dan is het klaar."

Die hoogwaardige records helpen de medewerkers van de bibliotheek om trends waar te nemen in het gebruik van de bibliotheek. Zo viel het de medewerkers op dat de bibliotheek tussen januari en juni 2013 vrijwel een identiek aantal door de medewerkers geselecteerde e-books en via DDA aangeschafte e-books had gekocht. Sindsdien had 21% van de door de medewerkers geselecteerde e-books gecirculeerd, in vergelijking met 100% van de e-books uit DDA. Het personeel vergelijkt ook het gebruik van fysieke collecties ten opzichte van de elektronische. "Als de data niet consistent worden bijgehouden, dan loopt de hele procedure gevaar," aldus John.

Het kan best ingewikkeld zijn om hoogwaardige records te beheren voor voortdurend veranderende e-collections en DDA-aankopen. Toch vindt John het eenvoudig om anderen te leren hoe de werkprocessen werken met WorldShare Collection Manager. "De informatie is gemakkelijk over te zetten," legt hij uit. "Andere medewerkers kunnen de procedure afwerken en de taken lopen redelijk naadloos in elkaar over. We zijn minder tijd kwijt met het beheer van elektronische content, zodat we nu tijd overhouden om de fysieke collectie te beheren."

Overzicht van deze bibliotheek

• Collectieontwikkelingsbeleid ondersteunt een expliciete voorkeur voor e-resources ten opzichte van papieren bronnen
• Speciale collecties omvatten kunst en design, de geschiedenis van Swinburne en studiegidsen van 1964 tot nu
• Studenten hebben online toegang tot examens uit eerdere jaren gesorteerd op semester en vak