Ondersteun veranderende functies met minder zware takenpakketten

Toen Tulsa Community College besefte dat hun bestaande geïntegreerde bibliotheeksysteem (ILS) werd afgebouwd, waren ze al klaar voor een systeem in de cloud van de volgende generatie. "We wilden iets dat vloeiend zou werken met het ontsluitingssysteem dat we al gebruikten," verklaart Dean of Libraries en College Librarian, Paula Settoon. "Bovendien wilden we echt af van applicaties op elke afzonderlijke pc", zegt ze. Systems and Technology Librarian Bob Holzmann voegt eraan toe: "Met [vier] campussen verspreid over de county betekende dit dat ik, wanneer we deze [systeemupdates] deden, een paar dagen zou moeten rondreizen om dit werk te doen."

De bibliotheek koos onder andere voor WorldShare^® Management Services (WMS) omdat ze al tevreden waren over WorldCat^® Discovery en hun andere OCLC-services. "Dit was het enige systeem waarvoor we geen extra geld nodig hadden", zegt Bob, omdat "er zoveel dingen werden gebundeld die we al met OCLC deden." Hij voegt eraan toe: "We hebben geconstateerd dat de WMS-oplossing goed paste bij onze begrotingssituatie. ... Bepaalde andere services konden we elimineren, zoals ... het toegangsbeheer bijwerken. "

Bob vond ook dat de migratie relatief makkelijk was, onder meer door de onlinetrainingsprogramma's van OCLC. "Er zijn vaak updates voor de training. ... Je hoeft geen extra geld te betalen zoals je bij andere bedrijven wel zou moeten. " Na jarenlange samenwerking met regionale en technische medewerkers van OCLC voor andere services merkte Bob dat de medewerkers van de WMS-implementatie aan dezelfde hoge standaard voldeden. "We vonden dat de medewerkers van OCLC ... echt behulpzaam, vriendelijk en behoorlijk snel waren", zegt hij.

"Bij het oude systeem", legt Paula uit, "besteedde [Bob] veel tijd aan het uitvoeren van rapporten en opstellen van de criteria voor de rapporten, en nu kunnen we het allemaal zelf doen wanneer we het willen. ... Het is een geweldige verandering voor de medewerkers om zelf wat van die dingen te kunnen doen. " Bob stemt hiermee in: "Medewerkers zijn onafhankelijker door de technologie."

Vanwege natuurlijk verloop zijn er minder medewerkers bij Technical Services, maar, zegt Bob: "We hebben geconstateerd dat we in Tech Services taken elimineerden of reduceerden." Bob reist niet meer tussen campussen om software-updates uit te voeren. De catalogiserende bibliotheekmedewerker heeft nu tijd om te helpen bij de openbare referentiebalie en om te werken aan speciale en unieke catalogisering. "We hebben dit jaar niet echt een achterstand zoals we eerder hadden", zegt Bob. En medewerkers hebben meer tijd om zich te wijden aan speciale projecten, zoals het Tulsa Community College Archive.

Bob waardeert ook de toegenomen toegang tot WorldCat, die hij beschrijft als "beste en grootste bibliografische hulpprogramma en database in de wereld", omdat "er bijna alles is en de andere leveranciers dat niet hebben." Hij voegt eraan toe: "We hoeven geen MARC-records meer in een ILS te laden, omdat alles hier in WorldCat staat." Bovendien is "OCLC een coöperatie en geen bedrijf, dus dat heeft enige voordelen voor de eindgebruikers." Belangrijker nog, zegt hij: "De circulatiemedewerkers werken heel graag met [WMS]. De catalogiserende medewerkers [zeggen] dat het dingen sneller maakt… . Gebruikers waarderen de eenvoudige en overzichtelijke Discovery-look en - methode."

Overzicht van deze bibliotheek

• Ondersteunt het grootste community college met meerdere campussen van Oklahoma met 10.000 fulltime studenten
• Bibliotheek met volledige service op elk van de vier hoofdcampussen, ondersteund door vier bibliotheekdirecteuren, alsmede negen fulltime en vier parttime professionele bibliotheekmedewerkers
• Collectie met ongeveer 70.000 titels op de vier campussen