Een gedegen voorbereiding voor een vlotte implementatie

De Universiteit Utrecht is een vooraanstaande onderzoeksuniversiteit, die hoog scoort in de internationale ranglijsten. De bibliotheek biedt professionele ondersteuning in elke fase van de onderzoekscyclus. Ze werkten in de UB al sinds 1998 met een bibliotheeksysteem dat met name was ontworpen en goed werkte voor de administratieve verwerking van fysieke items, maar minder goed voor de administratie van digitaal materiaal. Maar naarmate online content een steeds groter onderdeel werd van de bibliotheekcollecties, groeide het besef dat het tijd werd om het systeem te updaten. Het bleek echter nog niet makkelijk om een systeem los te laten dat de medewerkers al twintig jaar in gebruik hadden en dat volledig was afgestemd op hun wensen.

Het management van de bibliotheek wilde meer standaardiseren en ook beter aansluiten op internationale standaards om hun eigen werkprocessen efficiënter te maken. "Dat was de reden dat we in 2016 begonnen te werken met de internationale WorldCat^®-catalogus en dat we steeds meer volgens internationale metadataregelsystemen en -formats waren gaan werken," vertelt Saskia Franken, projectmanager bij de bibliotheek van de Universiteit Utrecht. "Een nieuw bibliotheeksysteem was de logische volgende stap."

"De invoering van WorldShare^® Management Services (WMS) was een lang en ingrijpend project," vervolgt Saskia. "Bijna alle afdelingen in de bibliotheek krijgen er namelijk mee te maken." Eén op de vier medewerkers was actief betrokken in het project. Gedurende bijna negen maanden kwam de projectgroep twee keer per week samen. "Ons oude systeem was echt 'van Utrecht'. Daarin konden dingen makkelijker zelf aangepast worden. Het was dus even wennen, zo'n internationaal cloud-systeem, waarin gezamenlijk door bibliotheken wordt gewerkt," voegt ze toe. De conversie van de ruim 3,5 miljoen bezitsgegevens van de UU was een enorme operatie: de voorbereidingen duurden vijf maanden, en de daadwerkelijke conversie twee maanden. Wel was er extra tijd nodig voor de conversie van de leen- en lenersgegevens en de koppeling met ons lokale toegangssysteem. Maar OCLC was er bij iedere stap in het proces.

"We waren bijzonder tevreden over de hulp die OCLC bood tijdens de transitie. Vooral de mensen die de trainingen gaven en hielpen bij het implementatieproces. Zij namen echt de tijd om alles met ons door te spreken en om onze talloze vragen te beantwoorden. Dat heeft ons zeker geholpen om ons door dit lange, intensieve en ingewikkelde project heen te helpen." Doordat WMS de werkwijzen niet afdwingt en heel flexibel is, stelt het de bibliotheekmedewerkers in staat na te denken hoe zij willen gaan werken. "Dit wordt een aandachtspunt de komende tijd," voegt Saskia toe.

De livegang van de bibliotheek vond plaats in twee delen. Tegen de tijd dat het tweede deel werd vrijgegeven, vertelt Saskia, "Was het hele land in lockdown door de coronacrisis. Hierdoor was het slechts een technische livegang. De bibliotheek was dicht, maar onze medewerkers gingen vanaf dat moment wel met WMS werken. Collega’s on-the-job helpen was erg lastig in de situatie dat vrijwel iedereen thuiswerkt!"

De ingebruikname van WMS betekent voor de bibliotheek dat digitaal materiaal beter verwerkt kan worden. "Met behulp van de WorldShare API's hebben we robuuste interfaces ingericht die aansluiten bij de architectuurprincipes van de UU," vertelt Saskia. "We gebruiken de WorldShare-infrastructuur nu voor alle grote bibliotheekprocessen. Twee belangrijke voordelen zijn dat we géén twee knowledgebases meer hoeven bij te houden en dat we de functionaliteit van Tipasa^® ten volle kunnen gebruiken." Tipasa is de oplossing van OCLC voor het delen van informatiebronnen in de cloud. "Oh, en het feit dat we vanaf elke plek, ook vanaf huis, konden werken toen dat nodig was, is natuurlijk ook een apert voordeel!"

Locatie

• Utrecht, Nederland

Overzicht van deze bibliotheek

• Opgericht in 1584 en in bezit van circa 3,5 miljoen bezitsgegevens
• De afdeling speciale collecties huist unieke, waardevolle en zeldzame werken (vroege boekdrukkunst, manuscripten, kaarten, wereldbollen, bladmuziek en ander speciaal materiaal)
• Bedient 32.300 studenten en 5.865 personeelsleden (3,244 onderzoekers/docenten) met 1.750.000 bibliotheekgebruikers verdeeld over twee vestigingen
• Ondersteunend aan de universiteit, die 8.000 wetenschappelijke publicaties per jaar produceert