Bouw voort op bestaande services om studenten beter te ondersteunen

De bibliotheek van de University of Winnipeg maakt al jarenlang gebruik van de diensten van OCLC om hulpbronnen te catalogiseren, te delen en om gebruikers te ondersteunen bij het zoeken naar deze hulpbronnen. Toen het personeel eraan toe was om het bestaande bibliotheeksysteem te upgraden, kon dit het efficiëntst worden bereikt door de weinige resterende services die deel uitmaken van WorldShare^® Management Services (WMS) toe te voegen. Emma Hill Kepron, Digital Initiatives Librarian, legt uit: "Om eerlijk te zijn hebben wij WMS onder andere gekozen omdat wij dan veel hetzelfde konden blijven doen." De wijzigingen die wel werden doorgevoerd, besparen het personeel heel wat tijd en frustratie, bieden betere beveiliging voor studentgegevens en stellen het personeel in staat om iets bij te dragen aan de bredere bibliotheekgemeenschap.

Een positief ontvangen wijziging is de mogelijkheid om elk semester studentgegevens aan WMS toevoegen, te automatiseren. Voorheen moest dit handmatig gebeuren. Emma legt uit: "We hebben de import van het studentinformatiesysteem naar OCLC nu geautomatiseerd via een proces dat SFTP gebruikt." Het personeel van OCLC zorgt er vervolgens voor dat de studentgegevens in de WMS-instantie van de universiteit worden geladen. Zo kunnen studenten in de bibliotheek gebruikmaken van Single Sign-On (eenmalig aanmelden) met hun campusaanmeldgegevens, wordt hun informatie veiliger op het campusportal bewaard en hoeft het bibliotheekpersoneel geen wachtwoordproblemen meer op te lossen.

Daarnaast gebruikt de bibliotheek Digby^®, een bij WMS meegeleverde mobiele app die ondersteuning biedt voor het beheer van magazijnlijsten, het terugplaatsen van materialen, het inventariseren en andere taken. "Wanneer wij onze referentiecollectie opschonen is het soms nodig om materialen naar de hoofdstacks te verplaatsen. Het is nu mogelijk om dit mobiel te doen", vertelt Emma. Dankzij Digby "is het inventariseren makkelijker geworden. De locatiewijzigingen zijn ideaal."

"Onze afdeling Acquisitie hoeft bestelrecords niet meer handmatig in te voeren", vertelt Emma. Dit levert een aanzienlijke tijdsbesparing op. Ze legt uit: "In ons oude systeem vond het bijhouden van bestellingen, betalen van facturen en het bezwaren van kapitaal plaats op verschillende platforms. Nu is het allemaal op één platform, WMS, mogelijk. "[Wij] kunnen veel makkelijker zien waar in het proces een object zich bevindt." Bovendien kan het personeel uitgaven beter in de hand houden dankzij de WMS-functie voor ingebedde budgetregels. "Ik ben ook vakliaison voor Engels en kan nu beter bijhouden wat ik heb uitgegeven aan e-books en monografieën", vult ze aan. "Nu heb ik letterlijk inzicht in een schijfdiagram met mijn resterende bestedingsruimte."

Via SUSHI-rapportverwerving levert WorldShare License Manager de bibliotheek voor het eerst rechtstreekse toegang tot gegevens over het gebruik van hun elektronische collecties. "Je hoeft het niet meer aan de vendors over te laten", vertelt Emma. License Manager maakt de openbare notities van de bibliotheek daarnaast zichtbaar in WorldCat^® Discovery, zodat bibliotheekgebruikers begrijpen hoe ze hun gevonden materialen kunnen gebruiken.

Dankzij deze en andere workflowwijzigingen houdt het personeel meer tijd over om bij te dragen aan de bibliotheekgemeenschap. Na jaren te hebben geprofiteerd van KBART-bestanden, die door bibliotheken werden gemaakt en gedeeld, verstrekt Emma deze bestanden nu graag aan anderen. "Een toekomstig project waar wij aan werken, is het creëren van onze eigen KBART-bestanden op basis van bestaande MARC-records voor een kleine collectie in ons bezit." De afdeling Metadata wil daarnaast bestaande catalogusrecords voor materialen met betrekking tot de kennis van inheemse volkeren verbeteren. "Dit is belangrijk voor zowel mijn campus als Canada in het algemeen", vertelt ze. "Wij hebben veel boeken van inheemse auteurs of over inheemse onderwerpen. Wij willen deze graag samenvoegen en het eenvoudiger maken om deze te vinden. Ze voegt eraan toe: "Voorheen was daar gewoon geen tijd voor."

Locatie

• Winnipeg, Manitoba, Canada
  

Bibliotheek in een oogopslag

• Bedient de haast 10.000 studenten van een universiteit die bekend staat om haar inheemse studenten, toewijding aan het milieu, kleine klassen en diversiteit op de campus
• Bevindt zich op terrein dat onder het Canadese Treaty 1 valt, middenin het grondgebied van de inheemse Métis, en onderhoudt een inheemse collectie met als doel het bevorderen van de diversiteitsdialoog
• Biedt binnen de gehele publicatiecyclus ondersteuning door middel van onderzoeksgegevensbeheer, financiering, open toegang en hulp bij andere uitdagingen