SWAN Library Services

通过实时可用性功能加快交付速度并节省员工时间

“实时可用性功能最棒的一点就是它永远都不休息。它提供对图书馆 ILL 供应商队列的全天候 (24/7) 监控。”

Helen Pinder
SWAN Library Services 资源共享顾问

SWAN (System Wide Automated Network) 是一个多类型的联盟，拥有 100 个成员图书馆，主要是公共图书馆以及遍布芝加哥地区的学术图书馆、专门图书馆和学校图书馆。SWAN 向其图书馆成员提供广泛的服务，确保图书馆用户的一致性，并为其成员图书馆节约成本。

SWAN 成员图书馆的用户总数超过一百万，他们同时使用 OCLC 的 WorldCat 检索和 WorldShare 馆际互借 (ILL) 服务。SWAN 图书馆每年处理 100 多万次 ILL 交易，提高了整个地区的资料获取率。

SWAN Library Services 资源共享顾问 Helen Pinder 开始探索实时可用性功能 — 这是 OCLC 的智能实现功能之一。这一功能使图书馆的 WorldShare ILL 系统能够审查请求，并快速检查所请求资料的状态。在几秒钟内，WorldShare ILL 就能确定该资料的可用性。这种自动化操作简化了 ILL 工作人员的工作流程，使他们能够集中精力处理那些可以实现的请求。它还能加快借阅流程，在几秒钟内将请求快速转移到借出馆串中的下一个图书馆，从而更快地将资料交付至用户手中。

“由于系统会立即进行检查（使用实时可用性功能），因此等待‘拒绝’信号并将请求转给下一个借出馆的最长时间仅为几秒钟。而一个更快的‘拒绝’信号意味着您的用户需要等待的时间更短。”

实时可用性功能实施

在 Helen 为 SWAN 成员图书馆实施实时可用性功能之前，ILL 工作人员必须审查其“能否提供”ILL 队列中的所有请求 — 即使是那些针对已经借出或无法提供的资料的请求。

现在，当 SWAN 图书馆收到请求时，如果所请求资料的位置是五种 OPAC（在线公共检索目录）状态之一 — 借出、订购中、保留、在途或丢失，ILL 请求就会绕过图书馆的“能否提供”队列。而且，此请求会自动转移至下一个借出馆。

通过采用实时可用性功能，SWAN Library Services 不仅节省了工作人员的时间，还能更快地提供所需的资料，从而提高读者的满意度。“这带来了真正的改变，”Helen 补充说。

节省了数千小时的工作时间

2019 年，SWAN 图书馆工作人员对 26400 多份 ILL 请求做出了“使用中、借阅中”的人工答复。2023 年，这一数字骤降至 4900 个请求。由于实施了实时可用性功能，WorldShare ILL 自动处理请求，并将请求发送给下一个借出馆约 15400 次。

假定一份典型的 ILL 请求在图书馆的“能否提供”队列中停留一小时后才被转发（或可能停留数天，尤其是周末的请求），那么这项功能估计可减少用户请求的等待时间 15400 小时（或 641 天）。因此，该功能可加快资料在网络中的移动速度，确保用户更快地收到所需的资料。

为图书馆工作人员提供全天候 ILL 支持

虽然图书馆工作人员只能在正常工作时间监控 ILL 申请，但 ILL 系统全天候运行。系统只需几秒钟就能完成资料状态查询，而这项工作可能需要 ILL 工作人员花费好几分钟。此外，ILL 系统会迅速将不可用资料的借阅请求转给下一个借借出馆，而图书馆工作人员可能需要几天时间才能完成同样的工作，尤其是在周末或节假日。“我们对此非常兴奋，因为这给我们的 SWAN 成员带来了非常明显的好处，”Helen 说。